第一节归档文件整理.doc

PAGE  PAGE 23 第一讲 归档文件整理 ( 讲 义 ) 一、归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质材料。 二、归档文件整理前应做的工作 1．制定或修订完成本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 2．制定本单位《文件材料归档整理分类和排序一览表》。 各单位只有作好归档文件材料分类方案的前提下，才能更好地贯彻《标准》，使之更加规范、科学，便于利用。 三、归档文件的收集： 1、文件的产生：机构设置及其职能活动 2、制定本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》用制度保证归档。 3、平时归档与定期收集相结合，确保归档文件齐全完整。 四、归档文件整理采用的标准 1．《档案文件整理规则》，中华人民共和国档案行业标准DA12/T22-2000 2．《档案文件整理标准》，天津市地方标准DB12/T127-2001。 五、归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律。保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 六、档案文件整理程序：归档文件以件为件单位进行整理，即：确定“件” 、装订 、分类 、排列 、编号 、编目 、装盒。并通过7个程序使文件整理有序化。 1．确定“件”：一份文件为“一件”，或者与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件。报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报，周报等参阅材料一期为一件。 2．装订：归档文件按件装订。永久和30年保管的去掉金属用档案行政管理部门指定使用的装订材料装订，不得压字。一般掌握三页以内为一件的文件，采用胶水或胶棒在文件的左侧用三点的形式或将其粘牢。三页以上的文件一般采用左侧三孔线装，。 3．分类：归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定（要制定本单位分类大纲）。一个全宗内采用统一的分类方案。注：与我们传统的档案分类基本一致。 4．排列：归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间，重要程度排列。在一份文件中，正本在前，定稿在后，其中会议文件统计报表、简报、刊物，处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。 5．编号：归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章（如图样）并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸、填写文件题名后加盖档号章。 全宗号年度室编件号馆编件号机构(问题)保管期限室编盒号馆编盒号 （1）全宗号是档案馆给立档单位编制的代号。用阿拉伯数字标注。 （2）年度：用四位阿拉伯数字标注年，如：1998。 （3）保管期限：分为永久、30年、10年三种，分别用“Y”，“30”、“10”表示 （4)件号是文件的排列序号，室编件号以不超过四位（含四位）阿拉伯数字标注。(不跨年编号) （5）机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 （6）盒号：档案盒的排列序号，盒号以不超过三位阿拉伯数字标注。 6．编目：归档文件目录及盒内文件目录设置室编件号、馆编件号、责任者、文件、题名、日期、页数、盒号等项目。多机关联合发文的只对本机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。仅讲题名与页数项的编目。 （1）题名：文件标题，没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题，标题字数不得超过48个字，自拟标题外加“[ ]”号。 （2）、页数：登记每一件归档文件的实际页数文件中有图文的每面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。 7．装盒：归档文件按室编件号装入档案盒，并填写档案盒脊，封面及备考表。备考表置于盒内文件之后，备考表项目包括盒内文件情况说明，整理人、检查人、日期、全宗号，保管期限，年度，室编号，件数等项。注：视盒为归档文件的保管封套。 七、说明：《河西区归档文件整理实施细则》于2005年1月18日制定，根据国家档案局2006年第八号令的规定，归档文件保管期限由永久、长期、短期，调整为永久、30年、10年。除期限执行国家档案局第八号令的新规定外，在归档文件整理中继续执行《河西区归档文件整理实施细则》。 河西区归档文件整理实施细则 第一章 总 则 第一条 为了做好河西区归档文件的整理工作，规范归档文件的整理方法，更好地适应档案管理现代化的需要，根据国家档案局《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22—2000）和天津市地方标准《归档文件整理标准》（DB12/T127—2001），结合我区实际，制定本实施细则（以下简称《实施细