材料设备采购业务内控制度[最终版].docVIP

材料设备采购业务控制 第一条 概述 1、材料设备采购业务控制是以材料设备采购申报计划为前提，在公司各项管理制度的要求下，为了加强材料设备采购业务的内部控制，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊，从公司的采购业务特点和需要出发，制定本内控制度，也是对材料设备的采购及管理工作起到指导和制约作用。 2、本制度适用于公司总部及各控股公司及各项目的采购业务管理和控制。 第二条 岗位分工与授权 1、按照公司既设岗位，分为：材料员、采购人员、库房管理员。 2、根据公司岗位责任制，明确规定部门各岗位的职责与权限，确保材料采购业务的不相容岗位相互分离、合理制约和监督。 3、公司的材料设备采购业务严格执行如下程序： （1）计划与审批 材料申购单的计划和申购单的审批，流程如下： 施工单位库房出上报材料计划单西安库房查看库存经营部审批数量 施工单位 库房出 上报材料计划单 西安库房查看库存 经营部审批数量 会计审批往次单价 材料部审批 工程部审批 生产副总审批 财务总监审批 总经理审批 材料员 库管查看库存 有 库管查看库存 材料员库房出上报材料计划单 材料员 库房出 上报材料计划单 西安库房查看库存 经营部审批数量 会计审批往次单价 材料部审批 工程部审批 生产副总审批 财务总监审批 总经理审批 施工单位 材料员库房出上报材料计划单西安库房查看库存经营部审批数量 材料员 库房出 上报材料计划单 西安库房查看库存 经营部审批数量 会计审批往次单价 材料部审批 工程部审批 生产副总审批 财务总监审批 总经理审批 施工单位 材料员 库房出 上报材料计划单 西安库房查看库存 经营部审批数量 会计审批往次单价 材料部审批 工程部审批 生产副总审批 财务总监审批 总经理审批 施工单位 （2）询价和审批 采购计划询价工作和采购计划的审批，流程及表单如下： 联系工地材料员做好材料、设备、验收、入库、登记工作根据各项目上报材料计划单 联系工地材料员做好材料、设备、验收、入库、登记工作 根据各项目上报材料计划单 采购员去市场询价、考察、 取样，不少于四家单位 将考察结果汇总制表，上报公司领导，经技术人员对比质量情况，待领导综合对比确认后购买 通知供应商备货、装车、发货 材料确定意见表 采购员考察意见 填写考察质量、供应商资质、供货能力分析等 信息部核查意见 填写核查意见 技术部门意见 如有需要技术把关处，填写质量技术鉴别意见 材料主管意见 主管领导意见 材料询价考察汇总表 序号 名称 规格型号 单位 数量 备注 供应商1 供应商2 … 1 　 　 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　 　 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 　 　 … 　 　 　 　 　 　 　 　 其他 税金、运费及现货情况 地址 　 　 　 　 　 　 　 　 联系方式 　 　 　 　 　 　 　 　 （3）确定供应商 确定合适的供应商 （4）订立合同 明确合作条款并签订合同。合同会签单如下： 陕西海油实业有限公司合同会签单 合同签订时间： 合同签订地点： 合同签订内容： 项目 会签意见 起草人 工程部 成本部 主管领导 财务总监 总经理 （5）采购与验收 材料的采购、发货、验收 （6）物资入库 采购物资的入库查验及登记工作 入库流程： 入库表单： 陕西海油集团公司材料入库单 项目名称： 年 月 日 NO：0000001 材料名称 规格型号 材质 单位 数量 备注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 制单人： 收料人： 保管人： 出库流程： 出库表单： 陕西海油集团公司材料出库单 项目名称： 年 月 日 NO：0000001 材料名称 规格型号 材质 单位 数量 备注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 制单人： 发料人： 保管人： （7）账簿登记与采购款项支付 做好材料采购台账和款项支付台账 4、材料设备采购业务联系岗位的基本分工如下： （1）材料员负责根据项目需求上报材料申购单，负责进场材料设备的质量数量验收。 （2）库房管理员根据材料申购单，核实库房可用数量，及时备货。维护库房材料设备的安全工作。 （3）采购人员负责根据材料采购需求，进行询价和价格谈判，上报审