瑞森贸易公司业务流程再造.docVIP

瑞森贸易公司业务流程再造 一、瑞森贸易公司简介 瑞森贸易公司于1997年成立，主要从事化妆品、箱包、工艺品、礼品、日 用品的出口贸易，产品主要出口到北美、欧洲、澳大利亚等地，同多个世界著名 的零售商有过业务往来，如Wal—mart，Jc—Penny，Sears and Matalan、Tesco 等。 瑞森贸易公司起初是由几个外贸销售人员合伙成立的小型外贸公司，其业务 以出口玻璃产品和工艺品为主，由于从原公司积累了较为丰富的客户资源，以及 大家的团结合作，瑞森贸易公司比较顺利的度过了其创业阶段。 随着国家政策对外贸的支持，中国对外贸易开始迅速发展，瑞森贸易公司也 随之迅速发展起来，出口产品种类逐步增加，业务量也逐年快速增长，在2003 年，公司年业务量达到历史最高的4000万美元。同时瑞森贸易公司规模也不断 扩大，人员也大量增加，己由起初的小公司发展到现在的拥有100多名员工的贸 易公司。 瑞森贸易公司注册资金1000万人民币，成立十年以来平均年营业额2000万 美元左右。目前公司的展厅和办公室总占地面积6400 M2；公司拥有十多个部门， 并计划在英国、美国和澳大利亚地区开设海外业务办事处；企业上市也曾经提上 公司的议程，作为公司发展的一个战略目标。 然而，随着公司规模的扩大、人员的增加，公司的管理也越来越困难了。公 司原有的管理方式已不适合目前的公司规模，造成各部门问的沟通不顺畅，流程 运作困难，办事效率低下。公司在管理上对客户资料监管不利，加上业务人员流 动频繁，导致客户大量流失。另外，由于公司出口的产品种类越来越杂，而对供 应商的管理不完善，经常出现产品质量不合格，或者货期赶不上的问题，也造成 一些客户特别是新客户的流失。 由于瑞森贸易公司自身的管理问题、同行业越来越激烈的竞争、人民币升值 以及全球经济环境的恶化对中国外贸行业的巨大影响，直接导致瑞森贸易公司的 业务量大幅度下滑，同时下降的还有销售利润率，对此公司也实施过一些改革措 施，但是要么效果不佳，要么就是有始无终。到2007年，公司己进入到下滑阶 段，业务量己不到2000万美元，而且下滑的趋势非常明显。瑞森贸易公司目前 的内部管理环境已经不适合目前的外部环境，严重阻碍了自身发展，如果要想提 高自身竞争力并扭转目前不利局面，瑞森贸易公司的内部环境的改革已是势在必 行了。 三、瑞森贸易公司业务流程现状分析 (一)公司现有业务流程 瑞森贸易公司作为中国对外贸易开始迅速发展时期成立的贸易公司，其外贸 业务还是以传统业务方式为主。瑞森贸易公司主业务流程见图l。 1、客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的询盘给业务部，做一 些细节上的了解。 2、报价：业务部在向相关的工厂了解是否可以生产后及时回复客人查询， 确定货物品名、型号、数量、货期、付款方式、包装规格及柜型等，然后制作形 式发票给客户做正式报价。 3、获得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单。 4、下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5、业务合同审批：业务部收到订单后，首先做出业务合同审核表。按”出口 合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上 客人订单传真件，与工厂的采购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批， 再交企划管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款 的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门跟单人 员跟进。 6、下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知， 通知工厂按时生产：如果是信用证付款的客户，通常是在交货期前1个月确认信 用证已经收到，收到信用证后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在 错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。如果 是电汇付款的客户，要确认定金已经到账。如果是放帐客户，或通过银行承兑交 单等方式收汇等，需经理确认。 7、验货：在交货期前一周，要通知公司品管部安排验货。如果客人要自己 或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知跟 单人员。如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前 与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时 间通知工厂。 8、制备基本文件：工厂提供的装箱资料、制作出口合同、出口商业发票、 装箱单等文件。 9、商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求， 并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸， 便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单／条。 10、租船订仓：如果跟客人签定的合同是FOB中国条款，通常客人会指定运 输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口