第7章审阅文档修订、批注等.ppt

第七章 审阅文档;修订文档;;修订显示方式;自行设定“修订”标记样式;文件属性的设置 ;预览文档时发现有的文档可以预览，而有的就不行，这是文件属性的设置，打开“文件”菜单，单击“属性”命令，打开“属性”对话框，默认的是“摘要信息”选项卡，在这里有一个“保存预览图片”的复选框，默认是不选中的，一般的文档无法预览就是由于这个原因，选中这个复选框，单击“确定”按钮，把文档保存一下就可以了。;在修改和审阅文档时，无论是批注还是修订都会自动加上用户的信息，打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“用户信息”选项卡，这里重新输入用户信息就可以了 ;插入批注;删除批注; ;利用局域网修订公文 ;对于修订的文件，可以单击工具栏上的[保存版本]按钮，保存为不同的版本，供审阅者继续审阅、讨论、修订，直至最后定稿。 使用此方法，整个审阅过程都是在网上进行的，不需将文档打印出来再修改，既提高了工作效率，又节约了办公经费 ;轻松合并不同版本的Word文档 ;;1.打开原文档“第15章.doc”。 2.选择菜单命令“工具-比较并合并文档”，打开 “比较并合并文档”对话框，选中审校后的文档“第15章-2.doc”，然后单击“合并”按钮。 这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方，比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等，并用红色的批注框显示出来，框内用文字说明两个文档的不同，而且在第2个文档中还会出现“审阅”工具栏 3.当文档中的不同之处全部审阅完毕，按Ctrl+S保存文件即可将一篇文档的两个不同版本合并到一起了 ;图表和公式的自动编号 ;图表自动编号;表格的自动编号;公式的自动编号;论文里的公式要求单独放在一个段落，公式居中；按章节进行编号，编号用小括号括起来放在右边行末。 首先输入公式和编号，公式的版式选择“嵌入式”，编号用小括号括起来。然后把光标放在公式所在的段落里，点击页面左上角的制表位图标，切换到居中制表位，用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下，这样就放置了一个居中制表位在点击的地方，如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。设置好制表位后，把光标放在公式的前面，按一下Tab键，这样就在公式的前面插入了一个制表符，此时公式以居中制表位为中心居中对齐，再把光标移到公式和左括号之间，再按Tab键插入一个制表符，编号就跑到行末了。 ;用制表位的方法来处理公式的排版，很简单也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中间，编号推到行末。还有一个好处，若公式或编号的长度发生变化时，?Word会自动调节以使公式始终在页面的中间，编号始终在行末，不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式，所有的公式段落应用此样式，即简单又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。 ;交叉引用;;