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PAGE  PAGE 8 物资采购挂帐、结算资料 第一部分 合同签订及管理 第二部分 采购挂帐财务审核重点 第三部分 发票管理 第一部分 合同签订及管理 合同是财务部与供应商进行挂帐、货款结算的重要依据，因此合同所签订的付款期限、付款方式等是财务部审核的重点内容。 一、合同签订人员及采购计划发放人员的授权 根据公司职能部门职责：采购部负责生产物资采购的报价、招议标、谈价，定价、签订采购合同等工作。根据《关于授予2009年度委托代理人、合同专员资格的通知》（长股司审[2009]207号）的文件规定，凡在授权名单范围内的人员，均有权签订合同。授权进行采购计划发放的人员，可办理供应商挂帐审核工作。 附件1：委托代理人名单及代理权限。 二、合同审核的主要内容 ㈠付款方式 付款方式包括现款、不同期限的银行承兑汇票，基本方式：六个月银行承兑汇票。 ㈡付款期限 付款期限包括挂帐后三个月滚动付款、挂帐后二个月滚动付款、挂帐后一个月滚动付款、即挂即付，2009年基本方式：挂帐后一个月。 特别提示：采购人员未经公司分管财务副总经理签字同意，不得签订优于基本付款方式和基本付款期限的合同。 在实际执行付款过程中，实际付款期限为合同签订付款期加半个月，主要是财务部需从ERP系统提取数据、编制付款计划报领导审核、向供应商收取采购合同、联系银行开具承兑汇票等工作约需半个月时间。 例：合同签订付款方式为挂帐后一个月滚动付六个月承兑汇票，若供应商根据开票通知单于1月25日开具发票，并于1月30日前送交财务部应付会计，财务部应付会计审核无误后挂帐，货款到期时间为3月。财务部于3月1日提取数据，编制采购资金支付计划，核对后于3日左右报各级领导审核批准。财务部根据批准后的资金计划，根据公司资金收付情况，进行统筹安排，联系银行，并向供应商收取采购合同。一般情况下10-15日开始付现款，并联系银行开具承兑汇票，银行开具承兑汇票时间约一周，因此供应商实际收取承兑汇票的时间在每月20日左右。 ㈢注意事项 1、合同签订单位与公章所示单位必须完全一致，如双星（十堰）东风轮胎经营有限公司已于2008年完成更名，对方签订的2009年采购合同公章是更名后的“双星东风轮胎经营有限公司”，但合同所示签订单位仍为更名前的双星（十堰）东风轮胎经营有限公司； 2、合同所属期必须准确无误，如2009年的采购合同不能误为2008年，如重庆亚川电器有限公司与公司签订的2009年采购合同，但合同抬头仍为“2008年汽车/发动机零部件订单”。 3、合同金额应与实际采购业务相匹配，合同金额应等于或大于公司实际采购金额。 三、合同管理 合同是公司与各供应商产品供应、货款结算的重要依据，根据目前公司采购资金支付现状，为了有利于供应商对收取的承兑汇票的转让和贴现，公司每月均需在工行、建行、中行等银行开具承兑汇票，根据银监会和各银行开具承兑汇票的管理要求，必须收取当年采购合同。 因此，供应商收取承兑汇票需提供的资料包括：当年签订的采购合同、专用收据（加盖收款单位财务专用章）。 特别提示：银行对技术开发合同不作为开具承兑汇票的依据。 讨论：临时价格/采购通知，供应商货款结算存在的问题 第二部分 采购挂帐财务审核重点 一、业务流程简介 1、公司生产物资采购结算方式 ⑴系统结算，分落地结算和非落地结算，主要结算范围包括：公司各工厂生产物资（CA3、CA4、CA5）、售后维修件（CAC）、工具及备件（CA3E、CA4E、CA5E）及汽研院组织（CAY）采购的样件及试验领用物资，各类结算方式具体结算范围如下： 落地结算范围：凡生产工艺所包含的生产物料有定额数量的，均属落地结算范围； 非落地结算范围：凡生产工艺所包含的生产物料无定额数量的，以及EAM、CAC、CAY组织，均属非落地结算范围； 八大类结算范围：非生产物料（如：劳保、油、漆、五金、化工、辅料、杂件、工具） ⑵手工结算，主要结算范围包括：供应商不属于股份公司合格供方，所供物料在ERP系统中无相应的物料代码，且属一次性采购的物资，如进口KD件、四工厂劳保用品等物资。 2、各类结算方式主要流程 附件2：采购执行处流程 二、采购挂帐审核重点 ㈠系统结算部份（ERP上线部分）审核 1、落地数状态下单据审核重点 审核发票、销货清单与开票通知单上信息的一致性。 注意事项：发票、销货清单金额是否一致，签章是否齐全。 2、非落地数状态下单据审核重点 首先将三联单（收货联）与开票通知单进行匹配，审核无误后再核对发票、销货清单以及开票通知单上信息的一致性。注意事项： ⑴三联单必须有供应商交货专用章及接收单位收货专用章； ⑵所附三联单数量与开票通知单结算数据应一一对应； ⑶发票、销货清单金额是否一致，签章是否齐全。 3、类别采购（八