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电子化办公的方案 一、局域网的意义和作用 1、节省企业的办公费用支出 将传统的纸张填写过程电子化，尤其是复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。 如果局域网能很好的运用到日常的办公中，不仅节约了耗材费用和办公时间，而且大大提高了办公效率。 2、共享文件 在单机运行的状态下，各台计算机上的信息无法直接进行相互访问，如果大家都需要同一台计算机上的同一个文件，就不得不用U盘把这一文件拷贝出来，然后再把它拷贝到大家各自的计算机上。这样做很烦琐，但有了网络，就可以把这一文件共享出来，让大家直接去存取它。通常只需要四个步骤： 第一步：选择您要共享的文件夹。 第二步：选中文件夹后点击鼠标右键，弹出对话选项，选择“文件共享”选项。 第三步：设置共享文件名称及访问权限，只读、全部修改等等。 第四步：如果你的操作系统设置了防火墙，请先关闭，否则别人无法访问到你。 表格和单据是日常工作中常用到的信息载体。如：生产任务单、合同审批单、费用申请单、采购申请单、用车申请单、质量验收单、请假申请单、工作交接等都可以利用局域网来共享，不用再各个部门的跑，只需在共享文件中下载打印就可以了，省却了不少时间。同时，可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。这样员工在了解各部门可查阅的资料的同时也保证了资料的安全性及完整性。 3、共享数据库 有了网络，你可以把数据存储在网络服务器上的数据库中，那么通过专门编写的应用程序，网上的各个用户在自己的计算机上就能轻松、便利地操纵数据了。 通常情况下，只要计算机连接至局域网络，并配置了正确的IP地址信息，那么，Windows只需运行片刻，即可发现网络中所有的工作组和计算机。对于Windows Me、Windows 2000和Windows XP而言，更是可以直接发现网络中可供共享的文件夹，并将之显示在Windows资源管理器的网络邻居中。用户可做的，只是双击并打开自己感兴趣的文件夹而已。 二、腾讯QQ群组的应用 QQ群是为QQ用户中拥有共性的小群体建立的一个即时通讯平台。比如：“XXX”同事群，每个群内的成员都是公司的员工。可以在群里实现群聊、群共享、群公告、群邮件等各种功能。 1、群公告 专属于公司的群公告，属于公司人文事物的话题统统在这里召集。公司的动态都在群公告里体现，使员工更加了解公司的运营情况。 2、群相册 往往一张图片胜过千言万语，可以随时发送喜欢的图片来增添情趣。公司内部活动或者员工旅游的照片都可以上传到群相册里，使每个员工都可以体会公司的文化活动和不同地区的人文风情。 4、群共享 共享可以上传临时文件和永久文件。公司下发的通知、会议纪要、各个部门的表格或制度都可以上传到群共享，避免了纸张大量打印下发各部门情况的出现，大大的节约了耗材，也锻炼了员工的自主能力。 5、群聊天 在“XXX”这个群里，大家可以畅所欲言，在群里探讨工作、生活、心情等等，在加深同事间的感情的同时也调动了大家的积极性，可以更好的完成工作。 6、群名片 只要都在一个群里，每个成员都有自己的名片，查看群名片可以更快的找出对方，两人可以单聊或者传送文件等，便捷且快速，不用再一个一个的查找，也不怕找不到对方。 三、实施办法 实施电子化办公的操作很方便，公司???有局域网，只需个人将需要共享的文件进行共享就可以了。而QQ群功能只要网络连接，下载腾讯QQ软件即可。 四、费用预算 目前不需要费用，但需要金正邦来人将局域网调试好。 五、本次电子化办公方案由综合部策划实施。 2013年3月15日