秘书学概论-第三章秘书职能选编.pptVIP

六盘水师范学院中国语言文学系; 第三章 秘书职能; 一、秘书机构的含义与特点 （一） 秘书机构的含义 秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。 “秘书机构”与“秘书部门” “秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”，而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。 ;广义的秘书机构 指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。 ;狭义的秘书机构 指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。 ;（二）秘书机构 的特点 ;附属性 任何秘书机构都直接隶属于社会组织的领导机构，在领导机构下设置，处于一个特殊的位置。社会组织，必设秘书机构，为领导从事一切辅助性工作。 综合性 秘书机构的主要活动是围绕领导活动展开的，涉及面非常广。既有收集信息、提出意见和建议、提交方案的参谋性工作；也有协助控制、沟通协调的综合性工作；还有起草文件、办会办事、立卷归档等事务性工作。所以它被形象地称作“不管部”。 辅助性 秘书机构不同于决策机构，也不同于社会组织内其他业务性机构，既无权做出决策，也不是某方面的业务主管，其工作基本上是围绕领导班子或领导人的工作而从事一些辅助性活动。;秘书机构示例; 二、秘书机构设置的原则;（一）规范化原则 秘书机构必须依照有关法律法规来设置、增删和调整，不能凭主观随意。 必须参照现有法律法规设置秘书机构。《宪法》规定：“一切国家机关实行精简的原则。” 各级各类社会组织设置秘书机构必须遵循精简的原则。在人员编制上要保持人员的精干，定员、定编，裁减冗员，不滥设虚职和副职。在机构层次的划分上，要尽量简化层次。 ;（二）科学化原则;2.职责确定要科学 秘书部门在确定工作职责和服务范围时，应考虑和相应的领导机构相适应，根据社会组织特点确定职责。比如权力机关的贯彻落实工作、监督机关的检查督促工作、业务部门的综合性工作等，要对工作职责作出科学的界定。同时还要考虑合理分配、力量均衡，避免造成忙闲不均、任务不定、无人管或人人管的不协调局面。;3.团队人员配备要科学 秘书团队群体的特征 秘书团队要有共同的行动目标； 每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务； 有共同遵守的群体规范和行为标准； 成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。 要能“优化”组合 “优化”包括两层意思： 一要异质结合，合理分工； 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。 ;秘书团队的“异质结合”（1）;秘书团队的“异质结合”（2）; 三、秘书机构的组织形式;（一）综理制;综理制，把秘书部门的办文、办会、办事等综合性职能和专业性职能结合在一起，由统一的办公厅（室）统筹安排，全面管理。 特点及要求：（1）结构较简单且权力集中，责任分明，有利于统一领导、统筹规划、综合协调，并发挥整体功能。（2）对办公厅（室）负责人要求较高，要求负责人具有较强的全面统筹能力和组织管理能力；（3）秘书之间也不仅要有整体上的分工合作，而且还必须具备多方面的工作能力。 优点：综理制的组织形式把秘书工作集中到核心的秘书部门，因此可以及时迅速地进行信息反馈，尽快地为领导决策提供依据，既可缩短办事时间，又可节省人力、物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。 ;（二）分理制;分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。 特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处，其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使复杂的办公机构加速运转。 分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面又广，需处理的公文又比较繁多的大中型机关组织。 ;（三）单一