如何做好机关档案管理工作.docVIP

PAGE  PAGE 6 如何做好机关档案管理工作 　　【摘要】档案是机关事业单位公务活动的真实记录。重视档案工作，对于规范机关管理。提高机关工作效率。具有重要的意义。本文从档案管理工作的重要性入手。结合目前机关档案管理工作浅谈几点建议。 　　【关键词】档案；管理；建议 　　科学规范的档案管理工作，有利于提高档案管理工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，在新形势下，如何使机关档案管理工作规范化、标准化，已成为机关档案管理工作人员务必认真做好的一项新课题。那么，根据笔者多年从事机关办公室档案管理工作的实践工作经验，就如何做好机关档案管理工作，谈一些粗浅的见解，与大家共同分享。 　　一、必须规范公文的处理及把好公文的形成关 　　公文形成是档案工作的起点，规范公文处???，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我局就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件质量也就大不一样。我局在公文拟制过程中存在的问题主要反映在以下几个方面： 　　（一）文种使用不当。主要有请示、报告不分，一文请示多件事情，生造文种或不规范使用红头文件等。 　　（二）附件标识混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序混乱。 　　（三）主题词标注不准确。公文主题词标注不准确，不利于检索查找。 　　（四）数字及数量单位使用不规范。同一份公文内的数字出现有大写的和小写的，而数量单位则有的写吨、有的写公斤、也有的写成斤等。 　　（五）行文方式处理不当。有的下行文本应由部门制定贯彻实施方案通知下属单位，而用转发直接通知下属单位，造成下属单位不知如何执行。 　　（六）资料管理分散。部分职能部门为了使用方便，将应统一归档、集中保管的档案资料分散保管，利用档案的人员在借阅档案后没有及时归还档案部门，导致档案内容不全、材料分散，严重影响了档案的完整性。 　　针对上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室的档案管理人员，平时有必要参与对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句，数字及数量单位的使用以及行文方式等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。 　　二、必须从档案整理及公文的评估分类做起 　　评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。在日常工作中，很多档案工作人员兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。我局在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度―组织机构―内容，但在实际工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。 　　三、必须完善公文材料及做好资料收集工作 　　文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手： 　　（一）档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用。因此应按档案整理规范要求进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。 　　（二）档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，初步做好档案入库前的各项准备工作。 　　四、必须善于交流及发挥档案的作用 　　档案利用工作开展得好坏，直接影响到整个档案工作能否很好地为各项工作服务。在档案的利用工作中，要求档案工作者必须具有高度的责任心，要树立精品意识，培育职业意识。不断接受