档案数字化建设的思考和建议.docVIP

PAGE  PAGE 8 档案数字化建设的思考和建议 　　[摘 要]本文针对档案数字化的前期准备、过程实施和后期数字化数据及存储设备的检验3个环节，根据工作经验对出现的问题进行了整理，并提出了具体的操作方案，从法律规范约束、环境安全控制、数字化内容质量把关3个方面来规避风险，保证档案的安全和数字化工作的顺利进行。 　　[关键词]数字化；安全；档案；数字档案 　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000 　　[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）16-0-02 　　随着信息时代的发展，信息查询速度和数量不断提高，档案信息工作不断深入和推进，为使馆藏档案得到更好的利用，档案部门迎来了馆藏档案数字化的浪潮。传统的纸质档案在检索和查阅上都较为复杂，保存效果也较差，不利于档案的开发利用，数字档案存储空间小、利用便捷，所以???纸质档案数字化成为档案工作的主流趋势，为了节约人力、物力资源，控制成本，数字化外包走上舞台。南京中医药大学档案馆也加入了数字化的大军，根据几年来的数字化工作经验，对工作中存在的问题做了总结和思考。 　　1 做好档案数字化的前期准备 　　1.1 进行市场调研，做好标书 　　通常招投标部门会根据标书要求结合竞标价格来确定中标方，所以要得到满意的竞标商，首先要做好前期的调研和考察。对已经完成数字化和正在进行数字化的单位走访，了解数字化服务公司的情况和数字化部门对该工作的意见，实地体会数字化现场工作并了解数字化流程和注意事项。征询专家和相关行政机构的意见，结合企业背景和档案数字化外包规定，邀请符合条件的公司到单位竞标，择优选择。 　　1.2鉴定、统计要数字化的档案，签订相关协议 　　结合本部门资金和需求，对馆藏档案进行鉴定、统计，按照密级和年限确定数字化的范围和数量，根据鉴定、统计结果，和公司签订“档案数字化加工合同书”。此外，还应签订“档案数字化加工保密协议”，明确双方各个环节的工作内容、权责问题及保密责任，保障数字化过程档案信息的绝对安全。 　　1.3做好场地的安全设施布置 　　首先，工作室需要进行全方位24小时监控，要安装前后摄像头，保证360度无死角。其次，做好电子产品检测，合同中规定禁止携带电子产品，但是档案部门不可能对外包人员搜身，有效的办法是采取电子探测，但自动电子探测门的代价较高，扫描工作本身又短期性的；人工探测费用可以接受，但是扫描人员较多，且出入频繁，长期守门也不现实，所以这个问题仍然不能得到很好的解决。最后，做好场地信号屏蔽，场地是无网络的区域但是却因为条件限制，可以接收手机信号和网络信号，所以应安装信号屏蔽器。此外，U盘变得越来越小，越来越隐秘，装饰品成了U盘的外衣，主机USB口也较隐秘，U盘插上去人眼几乎都无法察觉，更不用说安装在高处的摄像头，因此还要拆去主机上的所有可能外设安插接口。 　　1.4 与外包方提前协商，尽可能保证人员稳定性 　　扫描工作较为枯燥，且含金量较低，工资偏低，工作人员多为年轻、低学历人群，这就造成外包公司中扫描人员整体素质偏低且流动性大。而人员变动由外包公司管辖，档案部门无权干涉，这会造成后期档案检查中出现问题时权责不清，如档案单页丢失，扫描数据交接不清等问题，给档案的安全性带来极大的隐患。 　　1.5 制订数字化加工方案 　　按照《中华人民共和国行业标准（DA/T 31―2005）纸质档案数字化技术规范》的要求制订加工方案，包括：前期准备标准（借还档案，扫描文件命名、电子目录与纸质目录校对，纸质目录与纸质原件校对），扫描中标准（确定文书、图纸、照片等不同文件的格式、分辨率、大小、色彩度等参数；扫描操作规定，要保证纸张，页码顺序、案卷顺序、档案盒都保持拆卷前的状态，规定问题另行备注不可在原件上进行，不能因加工或拆卷而造成对纸质文件的损坏）、质量检验标准（确定检查标准，文件歪斜、纸张大小与原件不符、页码顺序不对、漏页或重复、PDF文件未双层处理、文件不清晰、光盘刻录数据损坏、数据不全等重新处理）。 　　2 档案数字化工作的实施 　　2.1 借阅归还档案 　　档案应遵循当天借出、当天归还的原则。双方工作人员均要在“数字化档案借阅记录”上登记、签名，写清案卷数量和卷号、借出和归还时间、双方负责人签字。在档案出库入库时都需清点清楚，出库后数字化服务人员检查有无缺损，入库时档案部门负责人检查原件是否复原，数目、排序是否正确，有无缺页损坏等问题。档案应及时还回到库房，以免信息外漏或者丢失。通常，实际工作中，纸质档案较重且较多，搬运过程只能记录档号和卷数，内部虽有目录但装订完了后很难做到一页一页的检查，被遗漏或者定错一页或几页，如果纸质的档案