- 1、本文档共5页,可阅读全部内容。
- 2、原创力文档(book118)网站文档一经付费(服务费),不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
- 3、本站所有内容均由合作方或网友上传,本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺!文档内容仅供研究参考,付费前请自行鉴别。如您付费,意味着您自己接受本站规则且自行承担风险,本站不退款、不进行额外附加服务;查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档,您可以点击 这里二次下载。
- 4、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“版权申诉”(推荐),也可以打举报电话:400-050-0827(电话支持时间:9:00-18:30)。
- 5、该文档为VIP文档,如果想要下载,成为VIP会员后,下载免费。
- 6、成为VIP后,下载本文档将扣除1次下载权益。下载后,不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 7、成为VIP后,您将拥有八大权益,权益包括:VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 8、VIP文档为合作方或网友上传,每下载1次, 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等,对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
查看更多
档案管理中电子文件的归档方式.doc
PAGE
PAGE 5
档案管理中电子文件的归档方式
【摘要】随着以计算机及其网络技术为标志的现代科学技术的迅猛发展,电子文件以其强大的冲击力开辟了电子时代档案管理工作的新领域。
【关键词】档案管理;电子文件;归档方式
一、电子文件的归档范围
电子文件的归挡范围的划分,可参照国家现行有关规定执行。但某些具体的与电子文件特点有关的问题需要进一步说明:
草稿和定稿。在电子文件中,对“草稿”修改后直接生成的新的稿本,如果不采用特别的措施,“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来:因此,必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿,在修改时通过拷贝保留原文,加稿本号后积累,将需要的草稿、定稿与正本一并归档。
各种数据文件。如数据库、图形库、方法库等等。大型数据文件大多是动态的,其中的数???在不断地发生更新变化,新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档,不再更改。拷贝间隔可根据数据库的内容而定,如一个星期、一个月等。拷贝可以人工的方式进行,也可由计算机程序自动实施。
电子邮件(E―mail)。
会议文件。电子时代很多会议将采用网络会议方式,与会者身处异地,通过电脑屏幕“见面”、做主题发言、讨论问题、做出决议。
与归档文件相关的“支持性文件”。所谓支持性文件是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出,必要时应把它们与文件同时归档,档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。
与电子文件有关的各种纸质文件。在没有达到完全“无纸化”的时候,必要的与电子文件相关的纸质文件也应纳入电子文件的归档范围。
二、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定
(一)归档时间
总的说来,逻辑归档应实时进行,物理归档应定期完成。在归档时,应根据具体情况加以灵活处理。在实行电子文件和纸质文件二套制的机关,有必要与纸质的文件的归档加以协调,以便于两种文件的对应处置和对应查找;管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限;技术文件、科研项目文件等可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制,归档后并不影响形成部门的日常工作查考,所以一般不必延迟归档时间,在系统允许的条件下可以提前进行。电子文件的流动性很强,及时加以控制是十分必要的。在完全办公自动化的文档一体化时代,文件将实行完全的逻辑实时归档,即文件的形成之时就是文件的归档之日。有关领导在正式批准签署文件时,办公自动化系统将自动将文件归档。
(二)归档前的检测
在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检查。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。
(三)归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作,参照现行国家关于文件鉴定的有关规定并结合电子文件的特点进行。鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体鉴定内容及方法如下:
1、有效性和完整性鉴定。
归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果说文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件有效性和完整性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
2、保管期限的划分。
电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的现行有关规定实行。即与现行纸质文件基本一致。考虑到其保存的密集性与长期性,可适当延长其保管期限。
三、电子文件的归档要求
(一)把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少2套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。
电子载体的存量较大,电子文件归档时应适当集中,即制成归档数据集。这种归档数据集,在载体上一般使用单一载体,一张光盘即可将某一单位全年的文件集中保存在一起。这种优越条件确保了归档的电子文件集中统一、完整齐全,从技术上进一步体现了档案工作的基本原则。
(二)推荐采用以下载体:只读光盘、一写多读光盘、磁带等。一般禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
(三)存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签,标签内填上编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。
(四)将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记??。
(五)需要长期保存的电子文件,应当把归档电子文件与相应机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。
(六)原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。
(七)在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件,应按上述归档
您可能关注的文档
- 构建传媒产业融合发展的新生态.doc
- 构建全民共建共享社会治理格局的思考.doc
- 构建农村残疾儿童康复保障制度的初步思路.doc
- 构建医院财务科室战略性绩效管理.doc
- 构建医院财务管理体系的探讨.doc
- 构建卓越的企业文化体系.doc
- 构建合理的中小企业信用管理体系.doc
- 构建国际税收新秩序.doc
- 构建多系统协同的大数据在线监测机制,开创资产设备联动管理新视角.doc
- 构建大型炼化企业门户管理与运维的闭合回路.doc
- 场地脚手架工程施工方案(3篇).docx
- 2024年浙江省丽水市松阳县玉岩镇招聘社区工作者真题及参考答案详解一套.docx
- 2024年河南省郑州市惠济区古荥镇招聘社区工作者真题及答案详解一套.docx
- 2024年浙江省杭州市淳安县文昌镇招聘社区工作者真题及完整答案详解1套.docx
- 2024年浙江省台州市三门县小雄镇招聘社区工作者真题带答案详解.docx
- 2024年浙江省宁波市余姚市河姆渡镇招聘社区工作者真题及完整答案详解1套.docx
- 2024年浙江省丽水市景宁畲族自治县雁溪乡招聘社区工作者真题及答案详解一套.docx
- 2024年浙江省杭州市临安市板桥乡招聘社区工作者真题及答案详解一套.docx
- 2024年湖北省宜昌市点军区土城乡招聘社区工作者真题及答案详解一套.docx
- 2024年浙江省台州市路桥区桐屿街道招聘社区工作者真题附答案详解.docx
最近下载
- 鲁教版初中八年级的上册英语短语句型.docx VIP
- 新人教版高中数学选择性必修第一册全套PPT课件及配套讲义.pptx VIP
- 四川省拟任县处级试题 四川省拟任县处级党政领导干部任职资格考试题.doc VIP
- 鲁教版八年级上册英语短语句型.doc VIP
- 最新人教版(2023年新版)信息技术四年级上册(含课后反思).pdf VIP
- 2025年广东省广州市高二下学期期末考试物理(理)试卷Word版含答案 .pdf VIP
- 简单的个人简历模板.pdf VIP
- 上消化道穿孔教学查房.pptx VIP
- 科研方法论知到智慧树期末考试答案题库2025年南开大学.docx VIP
- 2023山西临汾市永和县招用公益性岗位人员50人笔试备考题库及答案解析.docx VIP
文档评论(0)