管理沟通4—书面沟通技能选编.ppt

第四章：书面沟通技能;主要内容 ;第一节 书面沟通概述;一、 书面沟通的概念;二、书面沟通的优点和缺点;（二）书面沟通的缺点 1、耗费时间较长 2、容易产生沟通障碍 3、信息反馈速度较慢 4、无法运用情景和非语言要素;三、书面沟通的种类;（二）按照书面沟通所用的文体分类 1、行政公文 2、计划类文书 3、报告类文书 4、法律类文书 5、新闻性文书 6、日常事务类文书;（三）按照沟通渠道不同分类 1、纸张 2、传真 3、电子邮件（E-mail） 4、电子会议系统（EMS）;四、书面沟通的障碍;五、特别提醒 1、有效书面沟通的特点是什么？;课堂互动;第二节 书面沟通的写作过程 ;;亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……;亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……;掌握写作过程中每个环节的要点 掌握三种文字类型的特点和写作方式;写完后重读;类型;;沟通联络卡;主要受信人;模拟练习—一封拒绝的信;模拟练习—一封拒绝的信;合适的信 ;模拟练习—一封拒绝的信;模拟练习—沟通联络卡;第三节 书写技巧;有效的写作方法学习写作的最佳途径之一是仔细想一想你收到的那些信件、备忘录、传真和电子邮件。 是什么原因让它们发挥了应有的作用？其中哪些最难理解？哪些让你气 愤？哪些让你士气不振？你害怕谁的信件和备忘录，为什么？ 结构和文风;写作结构;应用SCRAP格式的例子1： 回绝要求参加会议的个人信件亲爱的杰克：（事件）几天以前，你问我你是否能够参加下月底在爱丁堡举行的会议：“包装业的最新进展”。包装的外观对你的工作非常重要，因此我非常认真地考虑了你的申请。??? （复杂性）然而，问题是，这次会议与BW194最后一轮测试的时间发生了冲突——你知道这件事。??? （解决方案）我认为，不能在这样一个关键时刻给你3天时间让你去参加会议，因此，我不得不拒绝你的要求。??? （行动）如果将来还会召开类似会议，请告诉我，如果时间不是那么紧迫，或者不与其他重大事件发生冲突，那么我会很愿意让你去参加会议。??? （礼貌用语）感谢你有兴趣参加这次会议，但我很抱歉这次不能给你更肯定的答复。??? ??? 致以最诚挚的祝愿??? 山姆;??? 要求每个人加强安全防范的备忘录收件人：全体员工发件人：人力部门主管保罗·罗宾斯 （事件）过去，我们总是把通往前台的门开着，以便每个人都能够自由地出入每个部门。??? （复杂性）不幸的是，上个月，有人从前台附近的办公室偷走了两个手袋、一只手表。你们知道，前台有时候会特别忙，我们的接待员不可能做到时时刻刻都保持警惕，虽然他们愿意这样做。??? （解决方案）唯一有效的解决办法就是把这些门锁上，每次开门时输入密码。此外，我们还准备在几天内更换密码。（行动）因此，希望你们以后记住关门。??? （礼貌用语）谢谢你们的体谅。??? 保罗 ;练习;文风;文风;文风;文风;文风;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;商务信函的种类;肯定性信函;肯定性信函的基本结构;*;说明性信函;说明性信函的基本结构;*;负面性信函;负面性信函的基本结构;负面性信函的写作技巧（结构）;*;劝说性信函;劝说性信函的基本结构;*;商务信函的标准;求职信的写作;（二）求职信的基本结构 1、开头 开门见山，直截了当地说明求职意图，以引起对方注意。 2、主体 （1）自己求职的理由 （2）个人的目标 （3）介绍自己应聘该岗位所具备的条件 3、结尾 再次强调求职的愿望;（三）求职信撰写的注意事项 1、格式规范，言简意赅 2、富于个性，针对性强 3、朴实诚恳，以情动人 4、传递有效信息，争取面试机会 ;（四）求职信撰写中常见的问题： 1、没有注明求职职位 2、撰写中过于浮夸 3、表述时过分谦虚 4、在文字、排版、格式上的错误 5、对薪水随意开价;（五）求职信样例提纲 第一段, 为什么、职位、信息来源； 第二段，优势、岗位的理解； 第三段，争取投递简历的机会； 第