让会议不那么无聊.docVIP

PAGE  PAGE 6 让会议不那么无聊 　　开会是职场必不可少的一项重要任务，大会议小会议，和你有关的无关的，都必须参加。开会很重要，但当会议主题与你的工作内容并无太大关系的时候，开会也很无聊。 　　每个人都经常会收到邮件，内容大概是：X月X日X时开月度/季度或者项目总结会议（有些甚至有周总结会议），全员参加。而实际上在会议中，作报告的只有一两个人，其他大部分人只是无关紧要的听众。开会的时候，领导经常会说：“大家来讨论一下这件事情吧！”而实际上，发言的也只有项目负责人和领导，因为很多时候其他人的意见大都被忽略，无论讨论了多少，还是领导说了算，以至于大家对这种会议失去积极性。有些领导为了表示对每一位员工工作的关心，在总结会议上要求每个人都作工作陈述报告。如果一个部门有5个人，每个人陈述5分钟，那么当作???告的时候，就有4个人至少要听无关自己的内容或者和自己工作内容相似的内容（当部门里的人工作岗位相同的时候）长达20分钟，如果部门是10个人、20个人，浪费的时间就要呈倍数增长。 　　开会为什么浪费时间？扯淡占据了大部分时间！冗长的重复的报告、心不在焉的听众、公式化的无意义内容……富兰克林曾在《论扯淡》中说过：“当生活中充满显而易见的假话、大话的时候，说的人不在意，各种有价值的话会被消磨掉。” 　　对于开会这件事，心理学家曾做过大量研究，他们发现人们在开会时都会有以下两个心理过程： 　　1.每个参与会议的人都希望会议能够达到自己的预期。就算知道会议的大概内容，也会希望多少与自己有点关系。因此，会议的议程就显得尤为重要。 　　2.每个人都希望自己能成为整场会议的重要角色。起码是在某一个环节能成为重要角色。 　　如何组织一场高效会议 　　明尼苏达大学德卢斯分校行业组织心理学专业副教授Alexandra Luong说：“没人愿意开会，除非开会对他们完成各自的工作任务有帮助。要让会议变成工作的一部分，而不能使其成为额外的工作。”研究表明，开会虽然并不会骚扰员工，但是如果会议内容与自己的相关程度不大，造成时间和精力的浪费是很大的，而且一旦每天都要在会议上与同事激烈争辩，将会导致员工产生负面的情绪和工作态度。关于会议的无意义，除了老板和高层管理人员，几乎所有人都有切身体会，但是又不得不去参加。Getting real说过：“开会有毒，但沟通交流离不开会议。” 那么当你可以控制或者主持一场会议的时候，如何使之高效才是重点。怎么做才会更好呢？ 　　先来分析一下会议的要素有哪些。 　　1.会议主题。首先明确这是一个什么会议，要解决什么问题。 　　2.与会人员。与会者参加会议的原因有两个，一是被要求，二是觉得能对自己的工作有所帮助。他们其实并不在意会议是否呆板，也不在乎会议是否存在形式主义，他们之所以去参加会议，就是希望自己能在会议上有所收获。作为会议组织者，应该要避免与会人员里有人因为第一种原因而参加会议，因为这不仅浪费无关参会者的时间精力，也浪费资源。 　　3.时间、地点。确定好与会人员之后，接下来就要根据人数以及会议要进行的项目内容选择会议室的大小、功能（如多媒体会议室或者普通会议室），安排好会议时间。 　　4.会议的主要内容和进程。这是整个会议的重点，开会前一定要做好会议的议程，根据需要解决的问题找到相关责任人并作相应的报告，确定会议上所涉及的每项工作的截止时间，并且明确在会议中哪个时间点需要具体讨论、解决哪些问题。 　　5.会议的发起人、决策者。 　　在会议开始之前，组织者应发出邀请，会议邀请应包含与会人员、时间、地点、目的、主题等关键性信息。确保每一个需要参会的人员都收到通知。如果是email通知，要写清与会人员、会议内容以及时间地点。并要求每一个人收到通知后回复邮件确认已知道要参加会议。没有收到确认邮件的，需打电话再次确认。这样就能保证不会有人因为没接到通知而错过会议，不用浪费会议的前半段时间来等人以及解释会议主题。决策者必须要在场，不能缺席，因为如果讨论半天没有拍板的人，会议也是没有意义的。 　　会议进行期间，虽然鼓励团队中每个人发言，但时间有限，因此要控制发言的时间和人员，安排提问时间，让有疑惑或者不清楚的人提出问题。在讨论过程中，好的建议要尽量听取，个别细节问题可以会后与相关人员探讨，在会议中不要偏题。 　　怎样在会议中做好演讲 　　如何让会议更高效，除了做好组织安排之外，会议上的报告发言也是很重要的一部分。如果报告是千篇一律的陈词滥调，那么估计会有人睡着，就差没打呼噜了。 　　TED（环球会议，指technology，enter-tainment，design在英语中的缩写，即技术、娱乐、设计）会议是全球著名的会议，在TED演讲中，每一个演讲者的时间都不会超过18分钟，因