浅谈成教学生档案的特点和管理.doc

　第15 卷　第2 期湖　南　大　学　学　报　( 社会科学版) Vo1. 15, No. 2 　2 0 0 1 年6 月Journal of Hunan U niversity (Social Science Edit ion) Jun. 2 0 0 1 浅谈成教学生档案的特点及管理 李春湘, 陈树勋, 李凡成 (湖南中医学院成教学院, 湖南长沙, 410007) 　　[摘　要] 简述了成教学生档案包括学生学籍档案、学生学习档案、学生德育档案、毕业学生信息反馈档案等范畴, 成教学生档案有个体档案内容的不确定性、个体档案管理过程的复杂性和延续性、毕业生档案整理、发放时间上的紧迫性等特点, 个体档案因其高于毕业文凭的真实性和可信度而成为学生就业、晋升的有效凭证、整体档案有为成教学院接受上级评估验收、为领导对于未来办学的科学决策、为学生补办档案、为甄别伪造文凭和档案提供依据等作用。因此, 应从学校领导加强对成教学生档案管理工作的重视、加强学生档案工作的制度建设、规范学生档案的管理、档案管理人员要加强自身建设等角度来加强成教学生档案的管理。 [关键词] 成人教育; 学生档案; 档案管理 [中图分类号] G275. 9　　[文献标识码]A 　　　[文章编号]100821763 (2001) 0220206203 　　学生档案是教学及主管部门在招生、教学、学生管理过程中形成的、直接涉及到学生个人学籍、学习、德育等方面的历史记录。广义上的学生档案分为个体档案和整体档案。狭义的学生档案专指直接涉及到学生个人且应归入学生人事档案袋的个体档案; 学生的个体档案一般存放在学生工作单位的人事部门, 而整体档案一般由学校永久地保存。本文拟简述成教学生档案的范畴、特点、作用,以求采取更有效的办法加强对成教学生档案的规范化管理。 一、成教学生档案的范畴 成教学生档案包括学生学籍档案、学生学习档案、学生德育档案、毕业学生信息反馈档案, 列表如下: 成教学生档案一览表 个体档案 整　体　档　案学籍档案考生报名登记表学生(转、休、复) 学材料第二学历材料学生登记表新生录取名单审批表新生注册表学生学籍表(卡)新生名册学籍处理决定学习档案毕业实习成绩考核册毕业论文及评语毕业学生成绩表考试证登记册学生成绩册函授生作业情况登记本考场记录本教学巡视情况记录毕业论文答辩情况登记本毕业生名册毕业证书登记册学位获得者名册　学生毕业决定　　 续　表个体档案整　体　档　案德育档案学生在校奖励材料学生在校处分材料入党入团材料毕业生登记表学生证登记册学生宿舍巡视记录德育学分评分表　学生奖励决定学生活动记录学生纪律处分决定学生会议记录　学生干部名册学生入党积极分子及党员名册毕业生信息反馈档案毕业生质量调查计划、总结, 使用单位对毕业生质量的评估意见, 毕业生在单位获得的荣誉、成果业绩等材料。二、成教学生个体档案的特点 成教学生的整体档案内容及管理办法与普教学生的整体档案内容及管理办法基本一致。在此, 本人只谈成教学生个体档案的特点。 1.个体档案内容的不确定性普教大学生一般来源于中学生, 高校录取时档案随人一起走, 进入大学后中学时期的档案一应俱全。而因为成教学生来源于普教统招后的落榜生、来源于以待提高学历的在职职工、来源于社会青年, 学校及教育主管部门在录取成教学生时也放弃了对中学时期档案的要求, 因此, 成教学生进校时除了一张《考生报名登记表》统一放在学校的招生办外, 没有个人的档案袋。 　　从上表个体档案所列内容来看, 成教学生内部不同的生源、不同的学历层次、不同的学习形式会导致学生个体档案内容的差异, 其差异表现为通过成招考试录取的学生的学籍材料是《考生报名登记表》, 攻读第二学历的学生, 其学籍材料是《成人高校第二专业学历教育招生报名表》, 短期培训班学员、自考助学班学生无学籍档案, 进修学生进校至少一年后才有学籍档案, 函授学生、短期培训班学员无实习档案, 由于转学、休学、复学、留级、退学等原因就会导致学籍等一系列档案材料的变更。成教学生的入学目的和动机、经历、文化基础以及在大学里受到与普教学生不一样的待遇等, 决定了成教学生特殊的个性; 成教学生之间家庭生活条件、受社会环境影响的程度不同, 这些都决定了他们在相同的教育氛围中个性心理、学习毅力、学习成绩、德育水平等方面的差异, 从而影响其行为的发生, 也使其学习档案、德育档案内容存在着较显著的不确定性。 2.个体档案管理过程的复杂性和延续性近年来, 为满足社会青年、高考落榜学生的求学 愿望, 成教学院开始招收进修学生。进修学生的渗入