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如何编制职位说明书
如何编制职位说明书
职位说明书(Job descriptions,亦称工作描述或职位说明书)是工作分析(Job analysis)的结果之一。
通过职位说明书,可以明确得到任职者的信息,如报告关系、工作总目的、升迁和降级渠道、 职级等级、薪酬等级、主要责任、权力、义务、任务、工作环境和工作条件等。
与职位说明书密切相关的是职位规范(Job Specification,亦叫工作规范),它说明什么类型的人能够胜任本职位工作,主要内容包括:职位名称、知识要求、能力要求、素质要求、技能要求、身体条件要求、职业道德要求等等。
将工作描述和职位规范结合在一起,便于操作,这种结合体称为职位说明书。
为什么要编制职位说明书?它有什么作用呢?
职位说明书是企业人力资源管理的基础文件,也是人力资源管理的重要信息来源,而且职位分析设计也是人力资源管理中比较难做的工作之一。
一、对编制人员的要求
1、 编制工作者(人力资源部门的工作人员)需要有必要的专业知识和专业经验。
2、 有较强的文字表达能力和分析能力,能够将工作规范准确地用文字表达清晰。
3、 职位说明书不可能单独由人力资源部门完成,它必须与职位所在部门共同描述。
4、 编制人员必须随着工作条件、任务要求、职位调整与合并等变化而适时对职位说明书进行变动。
5、 编制人员必须真正了解职位所涉及的工作范围、要求、流程和工艺等基本要素。
二、职位说明书的主要作用:
组织作用:确定本职位工作在组织中的地位,是本职位人员及其相关人员明确在本职位工作的目的、作用。
招募与选拔作用:使人力资源管理部门依据本职位说明书的条件,对本职位人员的具体要求,甄选该岗位的工作人员,便于熟悉与掌握选拔和用人的条件。
契约规范作用:使企业在人员选拔与任用上,有据可依,公平、公正、透明,以免引起内部纠纷和法律诉讼,也是本职位人员依照工作内容和职责有所遵循。
绩效管理作用:提供了设置岗位目标的基本构架,为企业进行全面绩效管理提供重要衡量标准。
薪酬管理作用:职位说明书是企业进行工作评价与分级的重要工具,通过对工作进行评价与分级,可衡量每个工作岗位对企业的贡献,从而为薪酬的级档确定提供参考。
培训作用:职位说明书中必须明确提出岗位对知识、技能、经验和能力的要求,如果新招聘或现岗人员不具备职位说明书上所列要求,人力资源部门和所在岗位部门就要提出相应培训计划。
三、职位说明书的格式与内容
职位说明书的格式根据企业不同需要,而格式有别。有的采用事件或任务罗列式,将职位的主要责任与任务按主次一一列出;有的采用因素归类法,把职位的责、权、利及任职条件分成几大因素进行归类描述。
职位说明书大体上涵盖以下内容:
*职位基本信息,也称工作标识。包括职位名称、所在部门、直接上级、管辖下属部门、定员、部门编码、职位编码、薪金等次、职位批准人等。
*工作目标与职责。重点描述从事该职位的工作所要达到的工作目标,以及该职位的主要职责和权限等。
*工作内容。这是职位说明书最重要的内容,应该详细描述本职位所从事的具体工作,并全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作。包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。还可以将工作中需要的工作环境和条件、工具设备等进行描述。
工作内容应该从主要工作、重要工作开始,到此重要工作逐一列出。
*个人必备的工作能力和专业技能、证书。主要反映从事该职位应具有的技术能力和水平,为某些职位对专业技能要求较高,没有此项专业技能就无法开展工作。比如作“投资部主管”,如果没有证券、财务会计等相关基础知识以及国家金融政策法规知识,就根本无法开展工作。而相比之下另一些职位则对某些能力要求更为明确,比如“市场部主管”职位,要求有较强的公关能力、语言表达能力等。
*适应该职位的教育背景。从事该职位目前应具备的最低学历要求。在确定教育背景时应考虑,如果让一位新员工担任本职工作,他应该具备什么学历,而不一定是当前在职员工的学历。
*工作时间特征。要反映出该职位通常表现的工作时间特征。例如,在流水线上可能需要三班倒;在高科技企业需要经常加班;销售人员经常要出差,一般管理人员则要正常上下班等。
*工作经历。反映该职位之前,应具有的最起码的工作经验要求。一般包括两个方面,一是专业经历要求,即相关的知识经验背景;二是可能需要的是本组织内部的工作经历要求,尤其针对组织中的中、高层管理职位,在担任这些管理职位之前,通常要求再组织其它职位上工作过或对其他职位的工作有一定了解,才可能胜任该职位。
*公司为该职位
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