怎样做好学院办公室工作.docVIP

PAGE  PAGE 8 《如何做好学院办公室工作》提纲 学院办公室的定位与特点 学院办公室工作，是学院管理体系中的重要组成部分，是辅助院领导处理党政工作和办理教学、科研、学科建设等各项事务，为院领导服务、为各单位服务、为师生服务的一项不可缺少的重要工作。 学院办公室是学院的中枢，处于教学、科研、行政管理的第一线，直接与师生打交道，事务性工作极为复杂。上面条条线，下面一根针，学校里一二十个职能部门与学院办公室都要发生工作关系。学院办公室运转的情况如何，不仅对本学院的工作产生直接的影响，而且对全校性工作也关系重大。 与过去相比，学院办公室出现两大变化：从单一到综合；从封闭到开放；从“一服务”到“三服务” 定位：参谋部与事务部——参与政务，管理事务（参谋、管家） 桥梁与中枢——上传下达，协调左右 门面与窗口——联络四方，迎来送往（领导的形象、学院的形象） 主要特点：1、综合性强，头绪特别多：多功能办事、多向性联系、多层次服务；上下左右，里里外外都要管，都要处理 2、工作政策性强：处理每件事情，必须有政策依据，不能粗心大意，说话办事、回答问题、报送信息、处理文书，决不能各行其是。 3、要求高，时间性强：讲求工作效率，来不得半点拖拉。 4、联系广，协调任务重：通过牵头协调，使全院从不协同到协同，变无序为有序。 5、日常管理与被动突击并重：突击性的工作一般发生在举行重大庆祝活动、召开大型会议、接待上级领导和人数较多的团体来访、专题调研、资料准备、处理突发事件等的时候。集中精力，打破常规，处事不惊。 6、广收信息与机要保密并重： 二、学院办公室的职责权限问题 学院办公室及其人员的基本职责是辅助决策、处理事务、协调关系，并据此赋予一定的权限处理职责范围内的一切事务，其核心是为学院领导工作服务，为教学、科研、学科建设服务，为全院师生员工服务。这就是职责权限问题。 根据本人的理解，学院办公室的主要职责可以概括如下18个方面：?? 　　1、深入实际，调查研究，掌握本院教学、科研、教师学生思想动态和党政管理方面的热点、焦点问题和详细情况，为院领导决策提供咨询，当好参谋助手。?? 　　2、及时向学院领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。受领导委托起草有关计划、总结、信函、规章制度等，编制每月工作重点及每周活动安排等。?? 　　3、根据院领导意见，组织安排院领导班子工作会议，主办学院大型活动和大型会议。负责党政专题会议的安排和通知工作。做好院部会议的记录、存档等工作。　　4、协调本院各科室、各支部的工作，督促、检查、落实学校及学院布置的有关工作决议和决定。?? 　　5、负责协调、处理本院的突发事件、信访工作，配合分管领导负责本院的综合治理以及防火、防盗、卫生、安全督查工作。?? 　　6、负责审核以学院名义签发的各种请示、报告、信函等文件材料。?? 　　7、安排接待上级和兄弟单位来校、来院参观访问、合作交流的团组织和个人。?? 　　8、收集本单位有关动态信息，及时向学校主管业务部门反映情况。负责向校、院网络提供全院的工作动态和信息。 　　9、负责记载学院工作日记，做好学院大事的记载工作，做好有关统计和报表工作。 10、负责做好组织、统战、宣传、纪检等各项具体工作。 11、负责学院教职工的人事管理、劳动工资、职称评聘、人才引进等工作。 12、负责全院本科生、研究生的日常教学管理工作。 13、负责全院科研项目的申报及管理工作，协助学科点做好相关工作。 14、负责日常办公用品的购买、管理及报销事宜。 15、做好印章的管理和使用工作。 16、做好院图书资料室的管理与建设工作，做好文件资料的立卷归档工作。 17、做好办公室自身建设，不断提高办公室人员的工作能力、政策水平和个人素质。 ??18、完成院领导交办的其它工作 三、学院办公室的规范体系 办公室工作规范，从体系上说，应由两个层次的规范构成，一是外部规范，即源自各级机关和部门制定的秘书工作准则与规定，这是高层此的秘书工作规范；二是内部规范，即学院内部依照上级机关和学校的有关规定而制定的，用以约束办公室工作及人员的规范。这是秘书工作的规范在学院办公室工作中的具体体现。 管理规则 规定院办公室各类人员秘书事务的处理方式、要求及标准，这就是办公室工作的管理规则。 办公室工作管理规则的范围比较宽 , 可以包括文件管理、档案管理、会议管理、办公设备、用品管理、办公环境管理以及信访、用印、保密等工作制度。择要介绍如下： 1、印章管理制度 具体规定学院印章、各类专用章、书记院长手章及各部门、单位印章的管理制度 , 包括刻制、使用、保管和缴销。印章