行政机关公文的常见错误教程.docVIP

—  PAGE 9 — 行政机关公文的常见错误 一、文件内容方面存在的问题 按照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，以下简称《条例》）公文拟制规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规和党的路线方针政策及其他有关规定。 行政规范性公文初稿拟好后，应送市政府法制办进行合法性审核并签署意见。 公文文稿签发前，还应由发文机关办公室（秘书处）进行审核。 二、行文关系方面存在的问题 （一）报送渠道不规范。 按照《条例》关于各种公文适用范围的规定，上行公文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。 但有些报告、请示的主送单位为上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的各义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作，或者越级请示，这样不符合行文报送规范。 （二）“请示”主送上级机关并领导个人。 按照《条例》的规定，“请示”一般只写一个主送机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人，这是不对的。 （三）在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。 按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅（室）负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。 三、行文规则方面存在的问题 （一）“报告”在行文规则方面存在的问题。 按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范。 （二）“请示”在行文规则方面存在的问题。 按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括标识在成文时间下一行；文件结尾应当使用“请批复”等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范；有些文件结尾没有使用“请批复”等规范的请示用语；还有的在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字，也是不对的。 四、公文要素方面存在的问题 （一）公文份数序号、密级。 按照保密要求，涉密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。 （二）发文字号。 发文字号中的年度括号应使用“〔〕”,序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”或“[]”、还有编虚位、发文字号错误现象。 （三）签发人。 国家标准规定：上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋字体，后标全角冒号，签发人用3号楷体字。而有的将“签发人”标识为“签发”；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。 （四）公文标题。 《条例》规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的15个法定文种一致。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现《×××的业务调查报告》、《×××的专项报告》、《×××的专项分析报告》等提法，形成文种不规范现象。应当统一表述为《×××调查的报告》、《关于×××（某专门事项）的报告》。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。 （五）主送机关。 《条例》规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位上级机关写成“国家上级机关”；有些会议纪要、简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合规定的行文格式。 （六）公文正文。 《条例》规定，正文结构层次序数，第一层为“一”，第二层“（一）”，第三层为“1. ”，第四层为“（1）”，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；而有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“（一）”、“1. ”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常用“、”，而没有用“.”；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页。 公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然