项目九—邮件合并.ppt

项目九 Word2007;Word 2007：邮件合并;邮件合并的原理是将发送的文档中相同的重复部分保存为一个文档，称为主文档；将不同的部分，如很多收件人的姓名、地址等保存成另一个文档，称为数据源；然后将主文档与数据源合并起来，形成用户需要的文档。 　　数据源可看成是一张简单的二维表格。表格中的每一列对应一个信息类别，如姓名、性别、职务、住址等。各个数据域的名称由表格的第一行来表示，这一行称为域名行，随后的每一行为一条数据记录。数据记录是一组完整的相关信息，如某个收件人的姓名、性别、职务、住址等。 ;　邮件合并功能不仅用来处理邮件或信封，也可用来处理具有上述原理的文档。 二、设置主文档 　　主文档是一个样板文档，用来保存发送文档中的重要部分。 　　在Word 2007中，任何一个普通文档都可以作为主文档来使用。因此，建立主文档的方???与建立普通文档的方法基本呢相同，具体操作方法如下： ;启动Word 2007，新建一个空白文档，根据需要设置好纸型、纸张方向、页边距等。 录入文字，设置文本和段落格式，如字体、字号、字距、段落缩进、行距等。 如果需要，可设置页眉、页脚中的内容，保存文档;三、设置数据源;三是可以用Excel表格制作数据源； 四是可以使用Outlook或Outlook Express的通讯录来制作数据源； 五是可以用指定格式的文本文件保存数据源。 ;四、添加邮件合并域 五、完成邮件合并 （一）预览邮件合并 （二）自动检查错误 （三）完成邮件合并 ;邮件合并自动提取数据批量制作;在Word 2007中做好成绩通知单的格式，这里我们做得比较简单，重点在介绍方法。如果数据多，也许表格会比较复杂，不过不管简单还是复杂，Word 2007都能轻松帮你搞定！ ;提高办公效率 Word邮件合并技巧四则 ;1． 用一页纸打印多个邮件;怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。;具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。;2． 一次合并出内容不同的邮件;怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。 ;有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。;3． 共享各种数据源;需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。;4． 筛选与排序