同馨物业管理处新管理制度.docVIP

[键入文字] PAGE 73 [键入文字] PAGE 232 物业管理处管理制度 同馨物业管理有限公司 中管网房地产频道 -  PAGE 26 - 目录 一、 岗位职责 物业经理岗位职责 1 秘书/文员岗位职责 3 物业主任岗位职责 4 物业助理/接待员岗位职责 5 保安主管岗位职责 8 保安领班岗位职责 9 清洁主管岗位职责 10 清洁领班岗位职责 11 二、 工作程序 业户收楼程序 12 装修管理程序 14 巡查程序 17 投诉处理程序 18 回访程序 20 三、 行政制度 物业管理处办公室守则 21 往来文书控制及保密制度 22 档案系统 25 会议系统 26 办公室设备使用管理 27 库存系统及计划 28 仓库管理制度 29 各员工应具备的礼仪及当值时所需注意事项 30 五、 保安制度 工作纲要 63 保安部职责 64 巡逻员工作规程 65 监控员工作规程 66 消防员工作规程 67 门岗工作规程 68 仪表及行为 69 装备及其使用 72 巡逻 74 处理紧急情况 75 停车场制度 87 保安人员组织编制 90 事故记录 92 六、 清洁/绿化制度 清洁工作程序 93 绿化工作程序 95 特殊环境清洁工作程序 97 清洁工作检查规程 99 一、岗位职责 1.物业经理岗位职责 全面统筹整个物业管理工作，包括：- (1)协调工作 a.协助住户组织业主委员会，以便推广管理事务。 b.加强与住户及业主委员会联系，出席业主委员会会议，并经常征询住户的意见，集中交业主委员会参考。 c.代表物业管理公司与公用事业机构以及政府有关部门进行联系，保证国家有关政策法规的落实。 (2)管理工作 a.处理所有住户/业主的查询及投诉。 b.切实执行管理公约及业主手册条款。 c.督促公司员工认真执行管理规章制度。 d.不定期召开业务会议或各班组会议，传达公司决策及拟定方针，并研究处理各项管理问题。 e.健立健全档案制度。 f.审批、签发来往函件。 g.制定各项设备的使用办法、守则。 h.每月向业主委员会及发展商汇报工作的情况。如：住户入伙情况及空置情况；重大遗漏工程；业主委员会/业主会议决定事项；财务管理明细表及其它事项。 i.楼宇验收和住户入户交接工作。 j.认真执行政府政策法规和公安部门防盗防火防灾计划。 (3)人事管理 a.对人事部的培训计划进行审核，以及对员工表现的考核。 b.组织召开人事晋升会议，对人事升迁作出决定性建议。 c.批签所有管理员工的假期。 (4)财务管理 a.审查及签发每月管理费明细表及管理费月报表，研究制定追收欠缴款项的措施和办法。 b.抽查物业管理费及其它收入的收支情况及作出改善措施。 c. 审批物料采购申请报表。 2.秘书/文员岗位职责 负责处理所有管理处之文书工作； 将小区之资料健全入文件； 负责计算机程序、文字处理及打印工作； 文件发送及登记； 各类表格、通告及图表打印工作； IDD 国际直拨电话及传真之登记； 编排各类会议时间及安排有关文件； 尽速完成会议纪录等文件； 协助处理咨询及解答有关大厦事宜； 协助处理对外公关事宜； 负责公司的印章管理； 负责公司的营业执照管理。 档案系统分类及存盘工作； 文仪器材保修之联系； 文仪器材配套用品之订购； 考勤卡收发及登记； 文具、文仪及家具之登记及发放； 协助员工福利品订购及发放； 信件邮递； 接听办公室电话； 办公室其它杂务。 3.物业主任岗位职责 协助物业经理落实一切物业管理职能。 监管公共设备正常运作，定期向物业经理汇报及提出改善措施。 向各管理员工反馈业主的意见和投诉，并协助解决相关问题。 监管物业的清洁、绿化、保安及维修，并进行妥善安排。 熟悉并能自觉地运用政府及公司制订的各项法规、规章，实行有效管理。 物业的地理环境，布局，结构用途，各种管线走向，各种设备状态，住户基本资料以及收费标准和计算方法。 4.物业助理/接待员岗位职责 上班后即阅读上一班管理工作记录，如有需要，可采取相应措施并作好记录。 公共地方巡视，如：水、电、空调供应情况，清洁情况，保安情况以及其它事项。巡视完毕后即填写巡视报告呈交每班主管。所有报告必须交到管理部主任处。 建立及整理物业内住户的有关记录，除日间办公电话及负责人姓名外，更须有夜间的紧急联络电话及联络人姓名。有关业主的记录资料必须保密，并及时送交管理部主任处理。 认真听取业主对管理工作的意见，接受投诉。可处理者，即行处理，不能解决者，报告上级，并填写于管理工作记录内。 了解各部门员工的工作情况，接受上级的工作安排。 熟悉《管理公约》和《业户手册》的有关规定，掌握发生火警、盗窃或其它灾害事故时的应急处理方法。 参与验收工作，并做好业户入户交接的手续。 必须穿着整齐制服当值。 礼貌、耐心回答