公文管理系统操作.ppt

公文管理系統操作 ;　 來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業：（一）勾選或開啟公文→選取「新增簽稿」 　　（二）選取文別→「確定」 　　（三）於「主旨、擬辦」輸入內容→選取檔號→「登錄取號」;　　（四）選擇「核章」或「加註意見」 　　（五）點選「儲存」 　　（六）選擇「送會」或「陳核」 　　註：「送會」意指除陳核長官批核外，亦有會辦單位。（會辦＋陳核） 　　　　「陳核」意指流程中毋需會辦其他單位，只需陳核長官批示即可。;　情況：指公文案情相同、同一案情之正副本，重覆來文等情況，可合併簽辦。 　併案方法：（一）勾選或開啟公文其中一份公文(母案)→點選「併案」 　　　　　　（二）於『可併案清單』中點選預併的子案 　　　　　　（三）點選「併案」→確認被併的子案有出現在上方「子案清單」中即可??;　解併方法：（一）開啟併案的公文 　　　　　　（二）點選左列清單的「併案」 　　　　　　（三）點選「子案清單」中欲解併的子案 　　　　　　（四）點「解併」即可;　搜尋方法：（一）於函稿中點選「行文機關」 　　　　　　（二）選擇「共同通訊錄」→輸入機關名稱（關鍵字）→搜尋 　　　　　　（三）於下方符合的清單中點選欲選擇之行文機關→拖曳至正（副）本即可;　新增的方法：（一）於函稿中點選「行文機關」 　　　　　　　（二）點選「手動輸入」→輸入機關相關資料→點選「新增至個人通訊錄」 　　　　　　　（三）切換至「個人通訊錄」 　　　　　　　（四）點選新增之行文機關→托曳至左側的正、副本→確定即可;　 來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業：（一）開啟公文後，至卷宗資訊修正解密條件。（二）選取新增簽稿;（三）一般範本：選取公文格式簽辦單（或函）。（四）密等：選取「密」。（五）解密條件：輸入解密日期（注意：解密日期須小於保存年限）。 （六）確認連絡資訊，按「建立」。;　　（七）選取檔號(若有創函稿者需再選取行文機關) 　　（八）登錄取號 　　（九）至「待處理公文」進行會核流程設定;　　（十）另至系統頁面之檔案下載區：選取密件公文範本格式簽辦單　　 　　　　　（或函），製作公文並列印後，將密件公文裝入機密文件傳遞 　　　　　袋內，填寫會核流程。;　　（十）文經批示後，結案之機密文件應裝置於機密檔案專用封套內， 　　　　　並於信封上填寫相關資料後，送交檔管人員簽收。 　　（十一）來文之公文，承辦人如有創函稿者，應依發文程序辦理 　　（十二）來文與發文為不同機密等級者（一為密件，另一為普通件） 　　　　　　，請分別辦理，勿以併案方式處理 。;五、常見問題;狀況：登入系統後，系統就會自動登出，或下載檔案時會跳出安全性封鎖的訊息。 　　可能發生的原因：瀏覽器(IE)版本升級、電腦重灌、電腦汰換 　　排除方法：只要有發生以上狀況，皆需要於登錄首頁中重新安裝「快速安裝」。 　　　　　　　1、確認PC所使用的IE版本。 　　　　　　　2、依IE使用版本安裝登錄畫面的「快速安裝」 　　　　　　　3、安裝完後需先關閉IE，並重新開啟登錄畫面即可。;狀況：為避免類似公文重覆繕打，該怎麼儲存公文範本呢？ 　　方法：1、當公文繕打完成後，於頁面上點選「另存新檔」的圖示 　　　　　2、指定公文範本儲存的位置並存檔 　　　　　3、再執行「登錄取號」;狀況：儲存的公文範本是「.ifd」檔，該用什麼軟體才能開啟呢？;狀況：若承辦人姓名有變更，個人資訊無法自行維護，該如何處理？ 狀況：若有變更員工代碼(即登錄帳號)，為什麼新帳號遲遲不會自動匯入系統？ 　　原因：公文管理系統因有與其他系統同步，故員工姓名之不提供承辦人擅自修改； 　　　　　而員工代碼因亦與人事資料庫同步結合，以「身分證字號」或「居留證(外人人士) 　　　　　為單一識別碼，故不會重覆匯入。 　　解決方式：1、至文書組網頁「表單下載」→「其他」類別→下載「電子公文使用申請表」 　　　　　　　2、填寫表單並經由單位主管核章，並繳回文書組即可;狀況：收到E-mail說公文逾期了，該如何辦理展期？ 　　方法：1、點選「承辦公文未結案件」 　　　　　2、勾選要辦理展期的公文，並點選「展期申請」 　　　　　3、填寫「展期原因」及「展期天數」，再點選「儲存上傳」 　　　　　4、新增「核章」，儲存後即可點選「展期單送出」 ;狀況：新舊單位主管進行業務交接，系統中該如何操作？ 情況1：新主管非該單位之人員 。 　　方法：1、「單位內層級權限管理」→「選取單位」→點選單位後確定 　　　　　2、點選舊主管→「修改職位」→點選「選取」 　　　　　3、利用搜尋的方式找出新主管名字→選新主管名字→「確定」→「更新」即可。　註：本操作方式，適用於主管輪調、原主管調、離職或退休 ;狀況：新舊單位主管進行業務交接