公司档案管理制度及档案管理员制度(详细).doc

公司档案管理制度 一、总则 1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。 2、本制度适用于公司及各部门档案管理。 二、档案管理机构的设置及基本要求 （一）档案划分及管理部门 1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司企管部负责档案资料的归档督促和日常管理工作，制定明确的档案管理员岗位职责。 3、公司档案应按标准规范进行分类，并建立有规范的档案编号和标签，电子与纸张分类目录。 （二） 各部门资料管理 1、公司所属各部门必须设兼职的档案管理员，规范各部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理，档案管理员必须严格履行职责。 2、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。 3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 三?、档案分类 （一）档案质量 1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或黑色中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒(袋)表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 （二）分类 1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类、制度类、文件类、合同类等）。 2、公司档案大致分为以下几类： （1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； （2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件（各部门记录文件）； （3）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种； （三）档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制《记录清单》（《文件记录程序》表格，编号R-035），将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《记录清单》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。 ?四、归档及保存年限 （一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间排序。 （二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年、3年、6年不等。详见《附件2：记录分类及保存期限》（《文件记录控制程序》附件2）。 （三）各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。 （四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整。 （五）按归档要求进行装订、编号。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。 五、档案日常管理 （一）发放 文件编制部门将审批会签后的文件交与企管部档案管理员，由档案管理员进行发放，发放时应登记《文件发放登记表》，并对电子版本进行电脑存盘。 （二）接收 各部门接收文件时，应在《文件发放登记表》上签字，并由档案管理员及时填写更新本部门使用文件的《记录清单》。各部门每年底应将清单副本报企管部备案，如内容没有变化，应通知企管部。 （三）借阅 1、借阅手续： （1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应向档案管理员借阅，经办人必须在《文件借阅/复制登记表》（《文件记录程序》表格，编号R-031）上签字，并注明借出日期，以备及时催还。 （2）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。 2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 3、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。 （四）销毁 1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《文件记录增/改/废清单》（《文件记录程序》表格，编号R-033），报部门负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《文件记录增/改/废清单》需注明：销毁档案目录、销毁原因、销毁经办人签章、监销人签章、销毁时间。 2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本部门负责人。《文件记录增/改/废清单》需永久保管。 3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。 （五）移交 1、需要进行移交的档案，需报部门负责人审核批准并指定其监交