公司档案管理制度_Microsoft_Office_Word_文档.docx

公司档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强公司档案管理，促进档案工作为企业生产经营等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局行业标准《企业档案工作规范》和上级单位档案管理办法，制定本制度。 第二条 本制度所称档案,是指公司内部各单位在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会、公司有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条 档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 第四条 公司档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整性与安全性，便于公司各方面的利用。 第五条 本制度适用于公司各单位。 第二章 档案工作组织 第六条 各单位应确定档案工作的分管领导，确定专职或兼职档案管理员，并保持档案人员相对稳定。 第七条 公司办公室是公司档案管理的归口管理部门，履行下列职责： （一）贯彻执行国家、北京市、上级单位有关档案的法律、法规和方针政策。 （二）统筹规划公司档案工作，制定文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度； （三）指导各单位文件的形成、积累、整理及归档工作。 （四）监督、指导、检查各单位的档案工作； （五）开展档案宣传及教育、档案工作人员培训工作。 第八条 各单位档案工作职责 （一）根据工作需要，各单位可根据实际制定本单位的档案工作细则。 （二）各单位负责人，应对本单位归档文件的完整性负责。 （三）各单位文件形成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。 （四）各单位应设立兼职档案人员。兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。 （五）会计、人事等专业档案管理。包括收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等工作，由相应的职能部门负责。 第三章 文件形成、积累、整理、归档 第九条 文件的形成、积累 （一）文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。 （二）文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门专、兼职档案人员保管。 第十?? 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。 第十一条 各单位在筹备、建设、生产、工程建设等活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。 第十二条 归档文件的主要来源有： （一）本单位形成的文件； （二）本单位引进项目、外购设备等接收的文件； （三）本单位参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件； （四）本单位执行、办理的外来文件。 第十三条 归档的文件主要包括纸质、光盘、磁带、照片、实物等各种载体形式。 第十四条 文件整理原则 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系，并符合有关标准、规范要求，便于保管和利用。 第十五条 归档时间 （一）收文、发文、请示报告、汇报及反馈形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。 （二）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 （三）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 （四）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 （五）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 （六）更新、补充的文件；机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。 第十六条 归档要求 （一）各单位专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。 （二）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。 （三）归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 （四）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。 （五）归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 （六）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件归档。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。 第四章 档案鉴定、保管、统计工作 第十七条 档案鉴定工作 （一）公司成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和对保管期限到期档案提出鉴定意见。 （二）档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会现实和今后工作的查考、凭证以及历史研究的