昆明市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序.docVIP

昆明市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序 根据建设部制定发布的行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117—2007)》、《昆明市电子文件管理与归档办法》、《昆明市建设电子文件与电子档案管理规范》的相关要求，昆明市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序如下： 收集前的准备 1．建设单位应指定具有城建档案工作经验的专职人员做好实体档案（纸质档案）、电子档案的收集、整理、移交工作。 2.建设单位到网址为( HYPERLINK )的昆明市城建档案馆网站，注册报送账号并下载报送软件。 电子档案的归档 1．以昆明市城建档案馆制定的归档标准目录（竣工图据实产生）为依据，纸质档案通过我馆审核后，方可进行电子档案的收集整理，移交工程档案的单位及个人需保证纸质档案与电子档案的一致性。 2．电子档案的格式：A4幅面的纸质档案扫描件保存为Jpeg格式，大于A4幅面的纸质档案扫描件保存为Tiff格式。项目、案卷（文件）的著录信息，和案卷目录、卷内目录采用Excel文件方式组织(以昆明市城建档案馆网络报件系统著录表为标准的EXCEL表格)。报送软件导出的文件格式DAG。 电子档案的质量要求 1．A4幅面的档案需要用300DPI分辨率扫描为彩色JPEG文件，并且每张A4幅面扫描件的存储容量不得超过1MB(1024KB)。 2.大于A4幅面的档案需要用200DPI分辨率扫描为黑白或灰度的TIFF（G4）文件，并且每张超过A4幅面扫描件的存储容量不得超过2MB(2048KB)。 3.移交档案人员需确保电子文件图像清晰、完整，无偏斜、无失真。 4.扫描图像的排列顺序与档案原件一致。 5.对一份文件进行分区域扫描的，应进行图像拼接处理，拼接后的电子档案确保与实物档案一致。 电子档案的整理及报送方式 利用昆明市城建档案馆网站下载的网络报件系统软件，根据报送软件说明书，按软件操作步骤收集项目著录信息、单体著录信息、案卷信息、卷内目录、电子文件信息。完成报件系统要求的各项工作后，将最终形成的DAG文件会同纸质档案一起报送昆明市城建档案馆。 电子档案的检查 1．电子档案的检查：移交前，移交档案人员要逐一检查电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的一一对应关系。 2．填写纸质档案、电子档案移交清单（见《附录G案卷报送明细》），供城建档案馆验收。 电子档案的移交 1、电子档案移交。利用网络报件系统，将项目著录信息、案卷及电子文件按程序步骤录入后，导出成DAG格式文件，把形成的DAG文件刻录在光盘上（DVD-R或CD-R光盘，并附光盘外壳包装）。在实物移交至城建档案馆的同时，需向城建档案馆提交2套与纸质档案对应的电子档案光盘。归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。 每张光盘必须在刻盘时录入正确的盘符编号，盘符编号的规范是“项目名称每个字的首字字母组合”+“刻盘当天日期”。例如,项目名称:世纪城，日期为2010年12月1日，则光盘盘符编号为“SJ。 注：光盘盘符编号不能超过16个字符，如有超出的情况，请移交档案人员进行调整。 2、建设单位移交电子档案时，填写电子档案质量保证书。 3、经城建档案馆审核，纸质档案和电子档案合格后，开具档案接收证明书。 昆明市城建档案馆 2010年12月1日 附录A-1 房屋建筑工程（项目）级著录单 工程名称*工程地点*责 任 者建设单位*文 号 项立项批准文号*立项批准单位*规划许可证号*设计单位*用地规划许可证号*勘察单位*用地许可证号（国有土地使用证号）*监理单位*施工许可证号*容积率*建筑密度*绿化率*机动车位数量*总用地面积*总建筑面积*幢数*工程造价工程结算档 案 状 况总卷数*文字(卷) *图纸*卷底图(张) *照片(张) *底片(张)张录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计 算 机磁带(盘)缩微片盘其它磁盘(盘)张保管期限密级进馆日期移交单位*排 检 与 编 号档号缩微号存放位置起始号附注 注：带“ * ”为必填项 附录A-2 房屋建筑工程（建筑物单体）级著录单 专 业 记 载建筑物单体名称施工单位结构类型建筑面积（㎡）高度(m)层数开工时间竣工时间使用功能屋面防水等级抗震等级耐火等级90㎡以下套数90㎡至144㎡套数144㎡以上套数附注地下地上