企业电子文档管理办法讲述.doc

电子文档管理办法 1 总 则 1.1 为了规范公司电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的公司电子档案管理体系，保障公司电子文件和电子档案的安全保管与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》及行标CJJ/T117-2007《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关法规，特制定本办法。 1.2 本办法适用于全公司范围内的电子文档管理。 1.3 公司电子文档管理除执行本办法外，尚应执行国家现行有关标准的规定。 2 术 语 2.1 电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2.2施工工程电子文件：在工程施工过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。施工工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。 2.3 归档电子文件：是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。 2.4 电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 2.5 电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 2.6 电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 2.7 电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 2.8 电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 2.9 背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 2.10元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 2.11定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。 2.12 正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。 2.13 文本文件：用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、NSF为通用格式。 2.14图像文件：用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。 2.15 图形文件：采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。 2.16影像文件：用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。 2.17 声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 2.18超媒体链接文件：用计算机超媒体链接技术制作的文件。 2.19数据库文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。 2.20 计算机程序：计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。 3 电子文件管理体制和职责 3.1电子文件归档管理归公司档案室负责，解决实际问题,为电子档案的保管、查验、复制等提供支持。 3.2电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办部门负责，将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。 3.3建立由网络管理和技术人员负责审核的电子文件的有效性管理制度。 3.4根据电子文件的类型和特点注明文件格式、