常用公文实例讲解.doc

PAGE  PAGE 5 常用公文实例讲解 一、公文的格式要素及其标识规则 （一）发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称＋文件组成。通常行政机关的重要公文均应加“文件”二字，其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与庄重性。 （二）发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关代字不可过长。年份用4位阿拉伯数字，外加六角括号〔〕，而不是[]。如×××〔2007〕397号。 （三）签发人 只有上行文才要标识签发人。下行文则不要。 上行文因为要标识签发人，这时候发文字号不再居中，而是居左空1字，签发人则右空1字，二者同处一行。 （四）公文标题 公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 另外，注意回行题式不规范问题。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如： 中共xx县委xX县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见 ??? 此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为： 中共XX县委xX县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实 施 意 见 （五）主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。 注意主送机关一般写一个，特别是上行文，否则会使多个主送机关多头管理或互相推诿。 （六）正文 常见错误：结构层次序数使用不规则。正确的结构层次序数是： 一、 （一） 1. （1） （七）附件 公文如有附件，应当注明附件的顺序号和名称。 方法是：在正文下空一行左空2字标识“附件”，后标冒号和名称。附件不只一个时，应使用阿拉伯数字标明序号，附件名称后不加标点符号。 如： 附件：1.XXXXXX 2.XXXXXX (八)成文时间 成文时间即成文日期，以领导人签发的日期作为公文的成文日期； 联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的日期为准； 经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准； 电报以发出日期为准。 日期用汉字。如“二〇一〇年六月七日” 常见错误是成文时间采用阿拉伯数字，有的国家行政机关公文成文时间将Ο写成零。 （九）印章 骑年盖月。上不压正文，下不压主题词。 注意：会议纪要不要印章。 特别情况说明：不能标识“此页无正文”，目的是使印章与正文务必同处一页，不留空白，堵住编造公文的漏洞。 （十）主题词 主题词的标引应根据公文内容从上级机关制发的《公文主题词表》中选择，3-5个。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标冒号。主题词之间空1字。 （十一）抄送 现已取消“抄报”，一律用“抄送”。回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。 二、容易混淆的公文文种 （一）报告与请示 相同处：都是上行文，结构相同。 不同处： 报告是陈述性，可一文多事，可一文多报，不用批复。 请示是呈批性、工作事前行文，请求问题，要求批复，一事一文。主送一个机关。 （二）通知、通报、通告与公告 不同之处： 通知是有特定对象并要求执行的。 通报对象范围大一些，一般不需要执行。 通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。 公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。发布公告的单位应当是国家领导机关，或者由国??领导机关授权的单位（如新华社），地方行政机关和其他基层单位一般不发布公告。作为企业，基本上不用这种公文文种。 三、公文写作体会 （一）学习理论：学习《国家行政机关公文处理办法》（国发﹝2000﹞23号）、《中国共产党机关公文处理条例》（中办发﹝1996﹞14号）。 （二）学习范本：学习中央、省、市级党委、政府的公文。 （三）学习实践：在公文实际工作中逐步提高。