办公用品及礼品管理规定.docxVIP

版本号：1.01 拟稿：邵天飞 审核：李国顺 批准：陈照平 页码： PAGE 6/6 办公用品及礼品管理规定 1、目的 为规范办公用品请购、入库、保管、领用等流程,提高办公效率、降低公司成本，特制定本规定。 2、适用范围 适用于xxxxx有限公司，其他分（子）公司可作参考。 3、职责 3.1股份公司行政中心总务科负责物品验收入库、领用发放以及费用分摊等事务。 3.2股份公司行政中心招标科负责对各需求部门提出的采购要求完成购买，并结算。 3.3股份公司行政中心负责对办公用品领用、保管及使用情况进行核查。 3.4股份公司财务中心负责对办公用品仓库进行监管，抽查盘点，对出入库账务给予业务指导。 4、办公用品名目（参见附表） 4．1文具类 4.1.1耐用品 4.1.2易耗品 4.2计算机耗材类 4.3日常用品类 4.3.1保洁用品 4.3.2接待用品 4.4礼品类 4.4.1高价礼品 4.4.2普通礼品 4.5办公设备类 4.5.1IT设备 4.5.2非 IT设备 5、采购流程 5.1文具类、计算机耗材类、日常用品类由总务科每月底前提交采购计划；礼品类及急需物品，总务科 须及时判断后提交采购申请，由招标科完成采购，仓库管理员验收入库。 5.2如中华烟、茅台酒高价礼品，经股份公司审批权限领导批准后，由招标科至南京路上海第一食品商 店落实购买。 5.3IT设备类，采购按《IT设备采购、发放及回收管理制度》执行。 5.4非 IT设备，由各需求部门提交采购申请，按照审批权限经批准后，由招标科核查确认后完成采购。 到货后，即通知需求部门及仓库管理员办理验收、入库、出库手续。 6、领用原则及流程 6.1所有物品领用，均由需求人填写《领料单》，经权限领导审批后方可领用。 6.2文具类、计算机耗材类、日常用品类、其他类领用，原则上单次领用金额 300元以内的由科室经理 或以上领导审批；300元以上的须部门经理或以上审批。 6.3高价礼品须经指定授权岗位领导批准后方可领用（授权岗位见附表）；若指定授权岗位领导因公不 便签字等情况，领用人需电话或短信请示指定授权岗位领导同意后，开具书面借条，仓管员可办理出库， 并尽快补办手续；普通礼??领用须经科室经理或以上领导审核批准；领用后未用完的完整包装礼品需及 时退回仓库，原则上不允许放在非行政仓库区域。 6.4办公设备类、IT设备领用按《IT设备采购、发放及回收管理制度》执行；非 IT设备按 6.2执行。 6.5耐用品类无需每人一套，一定工作区域内可公共使用。 6.6易耗品类按需领用，如中性笔每人每月计划量控制为一支，避免浪费。 6.7接待用品类主要用于接待客户及会务，员工个人使用应自备。 6.8如拖线板、电话机、键盘、鼠标、硒鼓、墨盒、中性笔、固体胶、电池、计算器、洗手液等使用后 留有余物的物品，除新员工入职初次领用外，其他领用情况均需以旧换新领用。 6.9单据填写要求 6.9.1《领料单》需填写完整、规范、清楚（请领和实领数需大写），并在备注栏注明用途及各物品实际 使用人（如：领 10支笔，应注明具体使用人）；为保证单、据真实有效，领用人与审批人不能为同一个 人，否则仓管员有权不予办理。 6.9.2《领料单》不得涂改，如需涂改或添加，领用部门经理需签名确认，否则仓管员有权不予办理。 6.9.3领导签字时请将《领料单》空白地方划去，以便保证《领料单》不被篡改等真实可靠性。 6.9.4物品出库前，仓管员需复核《领???单》领用人、领用数量、审批人等信息，对于不符合规定的领 用及对审批有疑议的有询问权，填写不清晰、不完整的《领料单》，要严格把关，不予出库。 6.9.5物品领用须在库房内当面清点，发现质量问题即时调换，领用出库后，不予更换。 6.10领用及退库时间 6.10.1除紧急情况外，办公用品及礼品领用时间，原则上规定为每周二、四上午 8：30—12：00。 6.10.2电脑的领、退均可即时联系办理。电脑退库前须先经 IT部验收签字确认,再由仓库管理员签字 确认，方可办理退库或移交手续。未经 IT检查签字确认，电脑不得退入库。严禁将未经 IT验收及仓库 管理员签字确认的电脑留在仓库内，由此发生的电脑遗失及损坏责任由使用人自行承担。 7、交接与退库 7.1因工作岗位调离或离职，所用电脑（无论退库或移交其他员工使用）务必办理入库手续且须相应审 批人批准。电脑交还前需由 IT部检查并注销相关信息。严禁将未经 IT验收及仓库管理员签字确认的电 脑留在 IT部或仓库，由此发生电脑遗失及损坏责任由使用人负责。 7.2离岗时耐用品类及办公设备类须办理移交手续；部分个人桌上办公用品（如订书机、剪刀、U盘等） 须移交至所在公司人事行政部门，若有缺失，按公司规定赔偿。 8、费用结算及管控 8.1仓管员每月 23日前，