采购结算管理办法–讨论.docVIP

采购结算管理办法 第一条目的 为加强采购订购、付款管理，做好采购结算工作，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本制度。 第二条适用范围 公司采购的设备材料的付款方式，除另有规定外，均需按照本制度办理。 第三条职责 1.采购部负责采购订购、确定付款方式及采购结算等相关工作。 2.财务部负责按合同付款。 3.采购付款工作需严格遵循公司付款申请审批程序。 第四条结算依据 1.采购合同支付方式或结算条款的规定。 2.按市场规则需支付现款的设备材料，可按零星材料进行采购。 3、其他合理的结算依据。 第五条启动结算需达到的条件 1.预付款，合同签署完毕，供应商已按规定提供票据和预付款申请后。 2.到货款，合同订购设备材料送达指定地点交验合格，供应商开具发票和到货款申请后。 3.进度款，合同订购设备材料安装调试验收合格，项目部已出具验收单，供应商提出进度款支付申请后。 4.尾款，合同订购设备材料在质保期内使用正常，质保期结束后。 第六条采购结算工作程序 采购结算管理流程 流程图 职责部门/岗位 要点说明 依据标准 输出文件记录 采购部 包括付款金额及付款日期 采购合同、订单、入库单、交货验收单 双方确认的供货明细表 　 采购部 包括是否达到付款条件、付款金额、付款日期及付款方式 采购合同、订单、入库单、交货验收单 　 　 财务部 核实是否需要开票、付款金额是否无误、付款方式 财务帐表 　 　 采购部 　 采购合同、订单、入库单、交货验收单 支付申请表 　 采购部 1.签字同意支付申请表 2.未同意时表明原因 　 签字确认的支付申请表 　 分管领导 1.签字同意支付申请表 2.未同意时表明原因 　 签字确认的支付申请表 　 总经理 1.签字同意支付申请表 2.未同意时表明原因 　 签字批准的支付申请表 　 采购部 　 　 形成交接记录 　 财务部 　按时支付费用 　 付款凭证 　 采购部 　 　 付款凭证存档、设备材料支付登记表 第七条 结算核对注意事项 1.与供应商对账 （1）核对供货清单是否为收货方委托人员签字； （2）检查供货清单名称、规格、数量与采购合同清单或订单是否一致，不一致的需作出说明。 2.核对是否达到付款条件 （1）严格按第五条规定审核是否符合支付要求达到的条件； （2）达到付款条件后，方可填报付款申请表。 3.财务核实 （1）核对供货清单与入库清单是否一致，不一致的需查明原因； （2）检查货物票据类型、明细、金额是否正确； （3）核实是否达到采购合同约定的付款条件。 4.设备材料支付登记 （1）财务部、采购经办人均需及时登记款项支付金额、支付时间等信息（详见附件设备材料支付登记表）； （2）现款支付的零星材料款，由采购经办人及时登记款项支付金额、支付时间等信息后，定期提交财务部门审核（详见附件设备材料支付登记表）。 第八条记录与保存 1．采购经办人保存供货清单收货方联，作为供应商对账依据；项目完成后，供货清单收货方联统一交由部门档案员存档。 2．最终签字确认的付款申请表原件提交财务部办理款项支付；采购经办人及时登记。 3．款项支付完成后，采购经办人须与财务部定期核对设备材料支付登记表。 附件一：交货验收单 交货验收单 项目名称 供应商名称 供应商交货负责人 联系方式 公司验收负责人 验收地点 验收时间 应到货时间 验收依据 物品名称 型号规格 数量 验 收 意 见 备注 供需双方签字 附件二：支付申请表 重庆机电控股集团机电工程技术有限公司 物资采购支付申请表 合同编号： 合同名称： 合同总价 累计已支付金额 本次付款性质 第几次付款（） 本次付款金额 最后付款期限 是否在本月预算内 设备名称 收款方户名 收款方账号 收款方开户行 经办人： 承办部门负责人： 财务部审核意见： 经办人： 财务部负责人： 分管领导意见： 总经理意见： 填表说明：1.“本次付款性质”指本次付款为第几次付款，付款的类型包括预付款、到货款、进度款（进度款需由项目部出具进度说明）、尾款。 2.“最后付款期限”指本次申请的付款，最晚付款时限。 附件三：设备材料支付登记表 2