档案管理细则精要.doc

重机公司亳州事业部档案管理制度 1目的 为加强事业部档案体系建设，规范档案管理。 2范围 本细则适用于中联重机股份有限公司亳州事业部档案管理。 3职责 3.1综合管理科 3.1.1事业部档案归口管理综合管理科负责事业部层面的档案管理体系搭建，《档案管理实施细则》的制订，以及各类档案工作的开展；负责事业部与本部档案管理工作对接，并配合本部开展相关工作。 3.1.2各科室/车间负责按照事业部档案管理归口管理科室的要求开展档案管理工作。 3.2 档案管理人员 3.2.1 档案人员分级原则及职责 a)一级：事业部档案管理综合管理科档案员。职责：结合实际，参照本部管理方式，负责事业部内档案管理体系建设及开展各项工作，配合本部做好档案管理相关工作; b)二级：事业部下设各科室/科室档案员，按照事业部档案管理要求，做好科室内的文件材料收集、整理工作，按照规定时间归档，配合事业部档案管理科室开展相关工作。 3.2.2 各级档案工作人员离开档案管理岗位或者有工作调整的应当做好档案交接工作。交接双方要认真核对交接档案目录，准确无误后双方签字确认，并经科室直接领导签字确认后方可完成。 3.2.3 调离人员要遵守保密制度，严守在档案管理工作过程中了解的事业部秘密，否则按事业部《奖惩条例》追究相关人员责任。 4管理内容和要求 4.1文件材料归档 归档是指在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，经相关责任科室或人员初步整理后，定期移交给所属的档案管理机构集中保存的过程。归档的内容主要包括三个方面：归档范围、归档时间和归档要求。 4.1.1事业部文件材料归档范围及保管期限结合集团总部《档案管理制度》中相关规定执行，具体归 2016-2-17发布 2016-2-17实施 档范围见《亳州事业部档案分类规则》（附件1），任何科室和个人均不得以任何理由将事业部档案占为己有、挪为私用。 4.1.2归档时间 a) 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、客户档案、法务档案、合同协议档案和资料等类别文件材料应在第二年的4月底以前完成归档 b)产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。 c) 新购设备仪器或引进项目的文件材料在安装调试正式投入运行后3个月内归档。 d)会计类档案中按照跨年度方式进行归档，例如：2015年度归档2013年度的凭证，于每年4月底前完成归档。 e) 磁带、照片及底片、胶片、光盘、实物等特殊载体形式的文件材料应在工作结束后及时移交归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。 f）电子文件的归档应在信息化科室监管下进行，文件形成科室通过内部网络实现资源共享，实时将归档的电子文件的著录信息及存储地址自动的保存到档案管理机构的数据库完成移交归档；也可以网络传输和介质传递的方式进行移交归档，但归档时间应与相关门类或内容的其它载体保持一致。 g)归档后更新、补充的文件材料；产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料等，应随时归档。 4.1.3归档要求 a)归档的文件材料应为原件,如没有原件需在复印件上标注原件去处，由科室负责人签署意见，因故无原件的可将具有凭证作用的其它文件材料归档。 b）归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。正附件正本副本、请示与批复转发文等原件齐全不缺张页、需签字工程文字材料、票据、竣工图等均完备 c)归档的文件材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写或电脑打印；文件上有铅笔或其他颜色笔迹的，需擦除、修改；照片、录像带、录音带、光盘等特殊载体档案，其图像、声音应清晰，介质完整。 d)外文（或少数民族文字）材料若有译文的应与译文件一并归档，无译文的应译出标题后移交归档。 e）非纸质文件应与其文字说明一并移交；电子文件须由形成科室收集、整理、审核后，移交所属档案管理机构。电子文件材料按国家颁布的《电子文件归档与管理规范》的要求移交归档，并在移交目录上逐一体现每件文件材料各要素。 f）每件文件需用铅笔在有图文面标注页码（正面标注在右上角，反面标注在左上角，空白页、无效页不编页），并按文件材料整理的顺序填写归档材料目录清册，重要项目文件材料移交归档时应由项目管理科室编写归档说明，并经项目负责人审核签字。 g) 归档文件一般一式一份，不重复归档。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 4.2 档案收集 4.2.1综合管理科按照4.1.2中各类档案收集时间在事业部开展档案收集工作，并结合4.1.3中的归档要求，对下设各科室移交档案进行审核，确保事业部档案收集齐全完整。 4.2.2事业部档案归口管理科室接收文件时