GD 2000档案管理系统软件的应用体会.doc

　　GD 2000档案管理系统软件的应用体会 【摘要】通过对GD2000档案管理系统的使用， 总结 出GD2000档案管理系统的优点及需注意的 问题 ，提高对档案的管理水平及对档案的利用率。 【关键词】档案管理软件使用体会 我院于2001年4月开始使用GD2000档案管理系统。经过6年的使用对此软件有如下的体会： 　　1使用GD2000档案管理系统软件的前提 根据《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》（试行）的有关精神和 内容 ，特别是坚决破除“卷”的概念，树立“件”的概念。立卷的传统 方法 是以“卷”为基础整理归档文件的，改革后则以“件”为单位进行整理，“卷”改为“件”是改革的根本点和出发点，也是新旧立卷方法之最大区别。归档文件整理是相对于传统立卷方式而言的，它是在“简化立卷、溶化检索”的思想指导下，破除卷的概念直接以单份文件为单位归档整理，最大限度地保持文件的 历史 原貌，便于 计算 机管理和 应用 ，逐步与办公自动化相适应（随办随归档）的一种归档文件整理方法。为了适应计算机管理档案的需要，加速我区档案管理 现代 化进程，提高档案管理工作的效率，让档案工作人员从繁锁的立卷工作中解脱出来，并结合立卷改革方案的实施，市档案局向全市推广使用GD2000档案管理系统。我院于2001年4月开始使用该软件。 　　2使用GD2000档案管理系统的体会 　　2.1方便快捷的数据录入［1］ 　　系统设有连续录入选择复选框，我们根据工作需要选择其中需连续录入的栏目，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等，使其所选的内容自动带到下一条新的记录，加快数据录入的速度，大大减少录入工作量。 　　2.2各功能模块之间相互切换方便 　　案卷级、文件级管理模块能够互相切换和调用。针对相同的档号，用户可以从文件级条目转换到具有相同档号的案卷级条目中，也可以从案卷级条目转换到具有相同档号的文件级条目中，无需退出某一管理模块就可直接切换到相关的另一管理模块，使用起来相当方便。 　　2.3快捷检索定位和修改 　　GD2000档案管理系统中，所有的录入栏目中，都可作为检索条件，只需将已知的信息输入相应的栏目即可。如果不能确切肯定输入的内容是否正确，可通过使用通配符“”（下划线）“%”（百分比）取代求知的1个或多个字符，通过计算机查询，漏检率几乎为零，只要输入过就肯定能查到，所以要求录入的过程强调宜细不宜粗，把每一份文件标题、作者、文号、时间、页数等项目完整录入，没有题名或题名不能反映文件内容的要重新拟题名。录入信息越全，日后文件管理、检索利用则越能多渠道多角度，查全率查准率大大提高，更能快速找到相关的档案。 　　2.4 系统的自动统计和排序 　　用户无需手工 计算 案卷中的页数、份数等统计项目，只需经过系统维护的数据管理，系统将会自动把这些项目的统计结果自动反映出来。 　　2.5 方便灵活的表格打印 　　使用GD 2000档案管理软件可以自行移动表格的上、下、左、右边距，选择适合自己的表格方式进行打印，并根据纸张的大小增加或减少表格的行数，无需再根据打印机型号来选择相关的打印模式，方便快捷。 　　2.6 利于提高工作效率 　　使用GD 2000档案管理软件，省去组卷、拟写案卷标题、卷内排列、填写封面（内外两次）、案卷排列、编制案卷目录等主要环节，节省立卷时间50%～80%左右，大大提高了工作效率。 　　2.7 便于档案的管理和利用 　　使用GD 2000档案管理软件，方便了档案的管理和利用。过去以卷为单位进行管理，利用案卷标题为基本的检索工具很多文件无目录或人工管不过来变成了死档案，漏检率很高。而且要利用的档案只是一卷中的其中一份，不利于保密和复印。单份管理通过计算机查询，漏检率几乎为零，只要输入过就肯定能查到，查全率查准率大大提高，方便了利用和保密。 　　3 使用GD 2000档案管理系统应注意的 问题 　　3.1 注意题名的完整输入 　　文件题名不规范，在输入时要另拟题名，另拟的题名要反映其文件的基本大意。输入的题名规范完整才能方便文件的检索，才能更好的查阅档案。 　　3.2 注意文件的形成时间 　　文件形成时间输入时不能空缺。没有时间，检索很是不方便。在输入时，应注意对个别没有具体落款的文件进行认定或考评，文件时间至少输入到年代。 　　3.3 注意文件的备份 　　每年录入新 内容 后都要抓紧时间备份好文件，防止文件丢失。 【 参考