文书档案整理方法步骤(市直).pptVIP

（四）其他 涵义：本单位除发文件、办文件、批示件外的其他文件材料。 如：本单位党组会议记录和其他有价值的记录本；本单位发出的未编号的文件、信息；本单位召开会议、组织重大活动形成的会议（活动）指南、方案、签到表、领导讲话、交流发言、参阅材料、席位单、总结等文件材料；本单位重要的合同、协议、资产管理的凭证性材料、各类介绍信、证明存根；人事、纪检方面具有保存价值的文件材料；本单位年度收发文登记册、用印登记册、业务统计年报；各类报刊有关本单位的新闻报到；本单位认为有归档保存价值的文字、表册等。 注意： 1、按照 “谁形成、谁办理、谁负责”的原则，采取 “随办随归”的方式，办理完毕即刻向档案室归档。或由部门初步整理后，按年度批量向档案室归档。 2、每份／册为一件； 3、机构（问题）栏统一填“其他”； 4、同一年度归档的“其他”类文件材料，按归档时间排列，从“1”开始顺序编制“室编件号”。 例：其他 例：其他 例：其他 要注意办文件向发文件的转换以及批示件向发文件、办文件的转换 第五步 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 注意：会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 1、发文件按各自的发文编号排列，发文编号就等于流水号；归档章和档案盒脊上机构（问题）一栏填写“发文机关代字”； 2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的先后顺序排列。 第六步 编号（编页） 盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或空白处盖规范的归档章并填写相关内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。 1、编号：根据文件的排列顺序给文件编制“室编件号”即：从“1”开始编制流水号。 2、编页：以件为单位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置编写页码。 2015版《规则》归档章式样 * 归档章 16×45mm （全宗号） （ 年度） （件号） ＊（机构或问题） （保管期限） (页数） 下图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置 2×8 3×15 首页上端空白处 76 2016 1 SDF Y 38 首页上端空白处 76 2016 1 昭市档发 永久 38 注意：在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从1—20号，第2盒从21号开始编起。 第七步 编目 编制归档文件目录 使用云南省档案局统一要求的档案管理软件，按要求录入相关信息后，自动生成归档文件目录，打印输出即可。 归档文件目录填写式样 序号 档号 文 号 责任者 题 名 日期 密级 页数 备注 1 0076-WS·2015-Y-SDF-0001 昭市档发〔2015〕8号 昭通市档案局 关于转发《省档案局关于开展档案3 第2页有破损 安全执法检查的通知》的通知 归档文件目录封面式样及填写 归　档　文　件　目　录 全宗名称　昭通市档案局 年　　度　 2 0 1 5 保管期限　永 久 　 机　　构　 昭市档发 　　　　 （问题） 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并逐项填写档案盒封面、盒脊和备考表。 第八步 装盒 文书档案的装盒 同一类型的档案集中装一盒，属于发文的，每一种发文单独装盒，只有一件的单独装盒。 全宗号 76 年度 2014 保管期限 永久 *机构（问题） 昭市档发 起止件号 1 28 盒号 档　案　盒　盒　脊 式　样 全宗号 76 年度 2014 保管期限 永久 *机构（问题） 昭市档发 起止件号 1 28 盒号 档 案 盒 底 边 式 样 盒内文件情况说明 盒内第1件第2页原件有破损，第8件原件缺第4页 整理人：李玉芳 年 月 日