CAD电子文件管理系统功能要求.doc

CAD电子文件管理系统的功能要求 随着我国经济的持续高速发展，房地产业蓬勃兴起，建筑工程设计单位不仅在数量上有了大幅度的增长，在技术手段上也有了长足的发展，CAD计算机辅助绘图技术逐步普及和广泛应用，设计单位的工作方式发生了根本性的变化，工作效率得到了大幅度的提高，不仅使纸质图纸等文件材料形成数量激增，也产生了大量的CAD电子文件，虽然这些电子文件在签署的有效性等方面暂时无法和原件相提并论，但其便于计算机检索以及更易于重复利用的特点却是原件所无法比拟的。工程设计单位已认识到将这些电子文件归档管理的重要性和紧迫性，国家建设部也明确提出了工程设计行业要在2005年前建成包含档案管理系统的设计和管理初步实现一体化的集成计算机应用系统，而且要求把对文件和图档实行计算机管理作为工程设计资质评定的一个标准。同时，做好工程设计档案特别是CAD电子档案的计算机管理工作，对设计单位档案部门工作方式的转变和地位的提升也将起到巨大的推动作用。 要实现对工程设计档案特别是CAD电子档案的计算机管理，就必须有一个适合的功能完备的软件平台，部分软件开发商已经认识到这个市场所蕴藏的潜力，开发出了一批针对工程设计档案主要是CAD电子档案管理的软件。如何选择最适合设计工作和设计档案工作实际需求的软件，如何科学设定CAD电子档案管理系统的功能，成为摆在设计单位面前的一道难题。 一 选择有实力的合作单位 从我国目前大部分工程设计单位的实际情况看，虽然计算机应用化程度较高，基本都配备了计算机专业技术人员，有些甚至开发了一些软件，包括技术复杂性不高，功能相对简单的计算机辅助档案管理软件，但现在完全依靠自身的力量开发工程设计档案管理软件，无论是从人才、技术、成本、周期，还是从需求分析和自我完善方面考虑，都不是一种可行的选择。可行的办法是选择经验丰富的专业软件开发单位开发的产品化又相对开放的软件，由设计单位的档案部门和计算机技术部门在业务上和技术上相互配合和支持，对部分功能进行定制和修改。所选择的软件开发单位，一方面要有丰富的技术力量和资源，其产品具有成熟的用户，确保随着信息技术的发展和设计档案特别是CAD电子档案管理需求的变化不断地修改和完善软件的功能，并能提供长期稳定的服务；另一方面要熟悉设计和设计档案工作，特别是CAD电子档案管理工作，这样才能全面、及时、准确地沟通和理解设计单位的需求，而且能够以自身的经验参与、帮助和指导设计单位制定符合本单位设计档案工作实际的需求，对设计单位的不合理的管理方式提出改革建议。 二发挥档案工作人员和计算机技术人员、软件开发人员各自的优势 现实情况是，大多数设计档案工作人员熟悉档案业务，也具有一定的计算机应用操作知识，但对CAD电子档案管理知识缺乏足够的认识；设计单位的计算机技术人员比较熟悉CAD电子文件产生和形成的特点，但对档案业务知识所知甚少；软件开发人员了解设计档案管理的一般需求，但对结合不同设计单位档案工作实际的一些个性化的需求难以在短时间内全面准确地掌握。因此就要求上述三方面的人员发挥各自的优势，紧密配合，相互学习和促进，才能使软件最大程度地满足需求。在这个过程中，档案人员可以逐步认识和熟悉CAD电子档案归档、管理、检索利用等技术，本单位的计算机技术人员也会随着对档案工作认识的不断加深，在软硬件的运行和维护以及档案管理现代化过程中更加积极地参与和支持。 三、科学设定CAD电子文件的功能要求 1、系统的权限控制既要全面严密，又要灵活方便 和其他档案不同，工程设计档案实际上就是工程设计单位的直接产品和劳动成果，具有利用率高，图纸可重复利用的特点，特别是CAD电子档案可直接进行重复利用，从而有效地提高工作效率，降低成本。设计档案管理软件系统将面向每位设计人员，成为他们设计工作中不可缺少的工具。为了保护这些宝贵的劳动成果的安全，同时让设计人员方便灵活地利用，对系统操作权限的控制就提出了更高的要求。 系统不仅应具备按部门、专业、用户级别设置权限的功能，还应做到同时对档案分类、每条档案记录，甚至于档案记录的每个字段都进行权限的控制，如可以对某个字段即表格的一列内容设置权限限定只有设计人员或者档案管理人员才可以进行特定的操作。 系统对操作权限的设置应根据实际工作情况进行细化，以避免因权限划分过于笼统而造成安全控制上的漏洞。如对电子档案查看利用方面的权限就可以分为：既不能浏览电子档案，也不能查看其对应的档案记录；不能浏览电子档案，但可以查看其对应的档案记录；可浏览电子档案，但不能下载；可浏览电子档案并可以限次数下载；可浏览电子档案并可不限定下载等。 系统的授权方式应灵活方便。设计人员的需求是多元化的，有时一些合理的需求会超出预置的权限范围，这就需要临时申请和授权，如系统对CAD电子档案的传出（下载）权限往往控制得很严格，普通的用户需要