上海区域公司工程类档案归档标准操作流程(9.26).pptxVIP

上海区域公司工程类档案归档标准操作流程;目 录;一、前言;二、前期配套类文件;序号;序号;序号;序号;第二条 归档方法 1、根据第一条所列的归档文件目录，分别由项目部以及行政部进行立卷归档，原件留存部门与复印件留存部门如第一条所示，项目部前期模块取得文件原件后应立即交由项目资料员进行归档登记，重要原件必须及时交由行政部门归档； 2、区域公司将建立网络平台，项目资料员在取得原件后及时将扫描件上传至网络平台，以便各部门查阅； 3、按照上表所列阶段进行分类归档，分类按次序存放，原件借阅流程参照行政部相关要求； 4、项目每一期交付完成后，项目部所有前期配套文件由行政部进行回收并立卷存档。 ;第三条 基本工作流程（不含审批流程）;三、设计图纸类文件;序号;第二条 归档方法 1、设计图纸类文件的主要责任归档部门为设计部与项目部，故，图纸设计类文件在公司内部的发放端口为设计部文员，文件的接收归口为项目部资料员，在公司外部的发放端口为项目部资料员； 2、设计部文员负责根据设计部设计师的要求进行图纸发放，要求建立图纸/变更发放台账，两者不可混淆，图纸与变更应同时发放至项目部与成本部； 3、项目部资料员接收到图纸设计类文件后即行归档，要求建立图纸/变更接收台账，登记归档后根据项目部专业工程师要求进行图纸发放，并要求建立图纸/变更发放台账; 4、成本部的图纸、变更接收由各个项目的派驻成本工程师接收，由成本部文员每周统一登记并形成图纸/变更接收台账; 5、实体图纸以及变更的归档以项目部为主，要求归档的图纸为最新版本，设计变更的复印件均装订于原图纸侧边，作废的图纸均应封存。 ;项目上的图纸归档可采用图纸架的形式存放，每一层为一栋楼，各专业图纸有序平放，每一层每一位置均可设置标签，表明此图纸为何楼栋何专业图纸;第三条 基本工作流程（不含审批流程）;四、工程施工类文件;序号;第二条 归档方法 1、根据第一条所列的归档文件目录，主要由项目部资料员对工程施工过程中文件进行归档整理，必要时需要抄送成本以及设计； 2、甲方所存工程施工类文件与总包、监理方所存文件的种类有区别，施工类文件最终移交城建档案馆是以监理与总包文件为主，因此甲方资料员应根据“本区域城建档案归档清单目录”不定时对总包和监理的材料进行检查； 3、按照上表所列阶段进行分类归档，分类按次序存放，原件借阅流程参照行政部相关要求，同时项目资料员应使用施工类文件收发台账，记录文件往来情况，并以分类统装牛皮纸档案盒，并在档案盒上贴附目录，集中存放； 4、项目每一期竣工完成后，项目部所有工程类文件连同前期文件统一整理交城建档案馆保存备案。 ; 可如下图一般，使用铁皮文件柜牛皮纸档案盒，集中存放文件，切不可无序乱堆放，不仅找寻不便，日后很可能会遗失，造成麻烦。;第三条 基本工作流程（不含审批流程）;项目本工程师;编制/发起;第四条 基本表单模板;四、成本合同类文件（开发相关）;第二条 归档方法 1、招标类文件由成本部自行保管与建立档案，付款类文件由成本部、项目部自行保存与建档，合同类文件原件一律保存于成本部，由成本部资料员统一存档保管并编制合同目录，项目部由项目资料员保存除设计合同外其他合同复印件并编制合同目录，其他部门如需要合同可向成本部借阅； 2、区域公司将建立网络平台，由成本部资料员在取得原件后及时将电子版上传至网络平台，以便各部门查阅； 3、成本部与项目部按照上表所列合同类别进行分类归档，并按签订时间次序存放，原件借阅流程参照行政部相关要求，一般使用牛皮纸档案盒进行分类存放； 4、合同编号请参见行政部合同编号要求，此处不再赘述。 ;thAnks