会议筹备和接待一般工作流程.docVIP

会议筹备与接待一般工作流程作为专业的会展中心，承接、代理、举办各类会议会展。大致经过如下环节： 1策划：作为专业的会议代理，我们提供会展会议企划代理，告诉本公司你的想法或者要达到的目的。我们为你提供可能性方案，出点子，招展企划、会议回执等等。 2咨询：在此阶段，我们将与委托方进行多方面沟通，并就委托方的关心点提出自己的预案供选择。譬如在预算内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及预算相适应的菜谱、以及会议的交通、接待等事宜。 3考察：如果您认为经过沟通，以及到本公司实地考察后，可以相信我公司的实力。我们可以进入以下阶段1、与你或者你的代表到实地考察酒店、会议场地、会议设备、交通车辆、旅游线路。2、双方就服务项目服务流程，计划推荐，及服务的价格等内容进行深入细致的探讨，大致明确双方的责任与义务。3、就代表们返程的时间、车次、航班作一个初步的确定。 4签定协议：这是要非常细致的过程。我们认真的推敲、反复的审察会议的各项流程及预案尽可能的把方案细化合理，然后以书面的形式确认双方的义务权利与责任，并签署正式协议。 5执行协议：双方严格而又人性化的执行协议，本着高度负责的合作理念，将双方的合作精神高度升华。追求会议的圆满成功为一致目的。 一：举办会前 1、 与会议主办方洽谈2、 提供会议所需要的机票、车票、住宿、会议场所、交通信息等并制定完备的会议预案给会议方。3、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱等相关的事宜。4、 确定方案，签订合同，预付定金。 二：会议举办中 1、 会议接待：专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横　 幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2、 会前准备：准备好会议需要的资料，会议用品，等会议相关物品。3、 会议场地：专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。4、 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5、 会议餐饮：用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。6、 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。7、 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8、 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 三：结束会议： 1、 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明。专人与客户进行核对并结帐。2、 资料：会议后的资料收集，根据客户的要求制作会议通讯录或花名册那么仅计算支出即可。 　　收入： 　　会议注册费，展场租金，协办单位赞助费，现场广告，会议文件广告等等 　　固定成本： 　　会议文件印刷，主题发言人酬金，交通费用，推广费用，视听设备租金，办公室，会务人员费用，翻译，招待会，会场租金 　　可变成本：　　邮资，通讯费，咖啡茶歇，餐饮，开幕式，闭幕式，文件，礼物，胸卡，旅游费用，小费等。 　　注册费：　　R=（V+F+C）/D R=注册费 V=可变成本 F=固定成本　C=备用金 D=收支平衡与会代表数　　随行人员注册费：　　R=（V+F+C）/AP AP=随行人员数 　时间表 会议名称： ? 时间： ? 地点： ? 日期： ? 预计与会人数： ? 会议类型： ? 工作内容 ? 提前时间： ? 主题确定 ? 8周 ? 制定预算 ? ? 会址选定 ? 7周 ? 日程安排 ? ? 签定相关合同 ? ? 会议文件审批 ? ? 邀请信 ? ? 预定机票 ? ? ? 发送邀请信 ? 6周 ? 文件印刷 ? ? 内容演示准备 ? ? 礼品和会场装饰 ? 5周 ? 视听设备 ? ? 贵宾，主题发言人旅行安排 ? ? 与会代表确认 ? 4周 ? 餐饮预定 ? ? 广告印制 ? ? 资料运输 ? 3周 ? 饭店最后确认 ? ? 预定核对 ? 2周 ? 会务安排核对 ? ? 抵达 ? 1周 ? 完成全部会前安排 ? ? ?