研讨会工作方案.docVIP

某某某研讨会会务组工作方案（草案） 组成人员 组长：XXX 联系电话：。。。。。。。。。 成员：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 每个成员的联系电话：。。。。。。。。。 工作任务及职责分工 （一）工作任务： 负责此次研讨会会议场地的预定和餐点、酒水的安排准备及礼品采购。 负责外地学员的往返机票预定、接机、酒店预定及活动车辆租用。 本次研讨会中所负责工作项目产生费用的相关报价说明、清单明细；会后的费用支付和发票索取等相关工作。 4、 本组负责人负责本组成员构成的安排、成员工作分配，并将成员名单及所负责工作的内容交由统筹组组长，及时向成员传达每次会议的内容及注意事项，制作工作进度表。 （二）职责分工 XXX、XXX： 负责研讨会会议场地的预定，茶歇、的安排准备，礼品采购。 （茶歇、饮料报价，不同礼品规格、礼品种类，送礼名单） XXX、XXX： 外地学员往返火车票、汽车票等预定、酒店预定（按照学员的接待规格预定不同档次的房间），礼品分发。 （根据安排确定车票时间，订房类型，拟出各酒店价格对照表，按名单分发礼品） XXX、XXX： 负责会议现场的拍照、摄像等各种资料收集 （会议各阶段的图片、视频拍摄等） 成员需了解每次会议内容及注意事项，制作工作进度表，服从本组负责人对成员的调配和工作安排。 会议当天各岗位工作职责 签到组工作职责： 工作重点：记录客户资料，办理客户正常入场手续，会后送宾。 签到流程： 收费论坛标准，若论坛免费，则直接省略此流程： （1）已购票客户：问好—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场 （2）未购票顾客：问好—指引客户到财务人员处购票—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场 标准用语： （1）“晚上好（或下午好），这边请签到，请用正楷填写您的姓名及联系方式。。。”（微笑甜美、动作大方，手指着签到表，按上面的内容指引客户填写）。 （2）“给张先生安排×个席位”（由指引客户填写资料的人员告之写牌、发牌的人员。此环节需根据客户来参会人数灵活组织语言、巧妙问到一共参会客户贵姓及职位，方便写姓氏牌） （3）“×先生，请拿好您的坐位牌，对号入座，祝您学习愉快！” 客户签完到，但还没有进场时，由场外总监指引客户先做休息。 话术：“×先生，您好！请先到这边稍作休息，我们在×点统一进场”。请（笑容甜美，指引客户到休息的地方）。 5.客户在签到过程中，如客户有抗拒，签到人员可作简单处理，如不能解除，及时告知场外总监，由场外总监处理。 .注意事项： （1）微笑问候礼节；动作整齐规范，可根据不同的节目更换问候语。 （2）引导客户填写资料时，每一项都须填写，客户在填写邀约人时不能提醒，在客户实在记不起时，可以提醒客户查询一下电话记录或短信记录，这时就请客户填写邀约人的电话，最后交给场外总监，由其确定。如客户留下的电话都不能确定或在这一栏什么都没填写时由场外总监处理（询问式）。如再不能确认，此客户视为孤儿单，中场和会后会由场外总监安排人员。 迎宾组工作职责： 工作重点：展示公司形象，笑容甜美，给参会顾客以亲切感，指引客户乘电梯到达会场。会后会送宾。 标准用语：1，楼下：“晚上好（或下午好），请问是参加XXX论坛的吗？8楼有请”（手指引向电梯，给客户按好电梯） 2，楼上：晚上好，请问是参加XXX学习的吗？这边请。（手指向签到台） 迎宾组组长及时与场外总监沟通，告知客户到达情况。 注意事项：微笑、问候、礼节，动作整齐规范，可根据不同的节目更换问候语。 场内总监职责： 首先对场内所有岗位工作细节必须全部熟悉。 待集合完毕后，组织场内所有助教再次强调工作注意事项。 组织场内助教对场内进行布置（易拉宝、主题横幅、副横幅、桌椅、座位排、纸、笔、水杯、茶水、投影仪幕、讲台、讲师电脑座位的准备及摆放）。确定场内温度（在过程中根据实际情况再调节）。 对音控工作一定要反复检查，确保不出任何问题并严格控制场内温度灯光。 与总指挥一同熟悉讲师课件，确认中场沟通，气势展示，会后会沟通的进行时间。 待场内布置完毕后，组织助教进行演练，统一话术，纠正各岗位细节动作。 客户进场后对场内进行监控，对场内突发事件进行处理，处理不了的及时通知总指挥。 把握讲师上场，中场沟通，势气展示，会后会沟通时间、及时与场外、后勤进行沟通，提前做好准备，确定进门时间后打开门组织进场。 在放碟过程中及时与音控沟通，确定音量。 会后会沟通开始后，组织伙伴进行补位。 在研讨会过程中，观察客户听课感受，记录反应较好客户的座位号，告知场外，让场外与投资顾问联系并告知情况，方便其会后会沟通。 在研讨会过程中如有客户离场，及时通知场外、后勤并告知座位号码，要求补位。 会后会沟通