员工工资咨询和工资条制作技巧.docx

员工工资咨询与工资条 工资发放中还有一项重要的工作是为员工提供工资咨询和工资条。 员工工资咨询 一般地，员工工资咨询多发生在工资到帐后一周内。咨询的内容多围绕当月工资的变动原因、变动金额、计算办法等方面。咨询的方式有到HR部门当面咨询、电话咨询、邮件咨询等。以下是一些提高员工工资咨询工作效率的办法： 设定专人、固定的时间接受咨询。如在HR部门设定薪酬专员在工资到帐后一周的每天下午3：00到5：00接受咨询，这样既让员工感受到相应HR的服务，又保证了薪酬专员工作时间的安排。 若遇到工资普遍性调整时，以提前通知的方式减少单独解释的工作量。如社会保险、公积金基数调整、年资工资发放、工资普调或个人所得税政策调整时，可以在工资发放前先草拟好相关的通知，以书面张贴或邮件的形式发给全体员工，让大家预知当月工资会有调整。 注意加强绩效考核的面谈流程的执行。在执行绩效考核并要调整工资后，需要由绩效专员及相应的部门负责人或直属上级要对员工绩效考核结果进行面谈，这样会对员工详细解释绩效结果和对工资的影响。通过面谈流程的执行，员工会确认对绩效工资的调整，并减少工资发放后的咨询量。 注意其他HR管理流程的执行。在员工入职、离职、调动、转正、调薪、降薪、解除劳动关系等等环节，注意完整执行相关的流程，在这个流程执行中，员工会明晰这些调整对个人工资的影响。如果这些流程不完整，就直接调整员工的工资，必然会增加工资发放后的咨询量，甚至会引发员工的不满。 以上提高员工工资咨询工作效率的方法也可以结合使用，如发现当面咨询时部分员工有共性问题，可以尽快补发群体邮件予以解释，减少后续咨询量；还可以在将员工咨询工作中发现的问题，如绩效考核面谈未执行、某些流程不完善等工作漏洞形成书面文件汇报HR负责人，以加强改善流程，提高效率，防患于未然。 工资条 每个月发放纸质工资条也是薪酬专员工资发放工作中一个较大量工作。所以，对于这项工作，很多企业HR正在改变，使用其他各种方式来代替工资条的发放，现在通行的主要有以下方式： 有E－HR系统的，给员工开通E－HR帐号，自行查询工资明细。 以电子邮件的方式发送工资条。 与银行联系开通个人网银或短信提醒业务，供员工个人查询工资帐户明细。 不统一发送纸质工资条，但有需要的员工可以到HR部门索取，HR部门凭需制作。 下面，我们举的例子就是以电子邮件方式发送的工资条，见图2－3。 发件人：HR薪酬专员XX 收件人：XX 主题：XXXX年XX月工资明细，请查收！ 内容： XX同事： 您好！ 以下是您xxxx年xx月的工资明细，请查收！ 部门姓名工资额养老医疗失业住房个税其他工资实发xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 如有疑问，请咨询HR部门XXX，电话分机：xxxx，咨询时间：xx日－xx日下午3：00－5：00。 祝工作顺利！ XXX公司HR部XXX XXXX年XX月XX日 图2－3 电子邮件式的工资条 小贴士：用EXCEL快速制作工资条的技巧 使用EXCEL可以简单快速地制作出工资条，主要的技巧是使用“编辑”中的“排序”和“定位”功能。分以下两步：①在工资表中任意插入一列，输入1、2、3……序号，之后跟着输入1.1、2.1、3.1……，对这一列重新排序，工资表中的每一行中间就插入了一行空白行，删除插入的这一列；②将表头行“复制”，选择工资表，操作“编辑”——“定位”——“空值”，之后再点“粘贴”，就做成了工资条。可以打印出来，再裁剪。 友情提示 上述文章摘自闫轶卿专著《薪酬管理从入门到精通》（清华大学出版社）。