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提高办公室文秘工作质量的路径探析 提高办公室文秘工作质量的路径探析 在市场经济快速发展的时代，办公室作为一个企业的重要行政中心与关键管理枢纽，是保证企业顺利发展与协调运作的重要部门。而文秘作为企业领导开展工作的协助者，这一职业的从业者工作量较大，工作事无巨细，都需要文秘的参与与管理；他们同时需要掌握各种能力，如公文写作能力、熟练运用办公软件能力、良好的商务接待能力等等，因此在办公室、在企业占据着举足轻重的地位。 　　一、加强对文秘的培训工作，提高文秘的综合素质与技能 　　文秘作为领导的重要协助者，工作种类繁多，因此必须掌握多种技能与知识。除了文秘专业本身的理论知识之外，他们还需具备公文写作能力，这是文秘必备的技能；良好的口语表达技能，以起到沟通企业各个部门的作用；除此之外，文件管理能力、商务接待能力也是做好文秘工作的重要能力。在现代化进程加快的时代，文秘还需利用科学技术的先进成果，熟练操作办公软件。因此，要想提高办公室文秘工作的质量，从根本上来说，要加强对文秘人员的培养，号召文秘人员及时充电，以提高其自身的综合素质与技能。为此，企业要从两个方面入手：一是深化文秘理论知识的学习。文秘工作是一项涉及多个业种的工作，一个高素质的文秘工作者，必须要学习各方面的专业知识，尤其是心理学、人力资源管理学、公共关系学等知识，企业要加强文秘这些方面理论知识的学习，使企业文秘能够深入理解本职业的真谛，以先进理论知识为指导，为开展具体的实践工作打下良好坚实本文由论文联盟http://www.LW收集整理的基础；二是加强对文秘人员实践技能的培训，使文秘在实际操作中熟练掌握各项技能，这是提高办公室文秘工作质量的根本。 　　二、创建良好的企业文化氛围，增强文秘人员的责任意识与服务意识 　　专业的理论知识与熟练的业务技能是文秘人员提高工作质量的根本，除此之外，文秘还需在道德修养与职业素质上脱颖而出。由于文秘工作种类繁多，涉及范围较为广泛，其中一些工作如档案管理、保管公章、统计餐费等对文秘的道德修养与职业素质要求较高。因此，企业要重视企业文化的建设，为文秘开展工作创造温馨和谐的工作氛围。在这种和谐的企业文化中，文秘要强化服务意识与责任意识。首先文秘要具备服务意识，既要为企业的上级部门开展工作提供有效的服务，又要关注基层工作，实现与基层部门如餐饮、卫生等的及时沟通，做好必要的服务，为企业的协调发展做出贡献。第二，文秘也要树立责任意识。文秘角色多重，他们既是企业领导的协助者，又是各部门的连接者，在一定程度上还是企业领导的形象代言者，承担着各种责任。因此，文秘要树立深厚的责任意识，尤其是在保管公章、管理档案的工作中，由于这些工作涉及企业机密，要求文秘人员培养责任意识、忠于职守，保护企业机密，避免被不法分子加以利用。 　　三、合理利用激励理论，实行科学有效的奖惩制度以提高工作效率 　　掌握必要的专业知识与技能、培养深厚的责任意识与服务意识，这两项都是由文秘工作的工作任务与性质所决定，从文秘自身出发提出的有效措施。除此之外，企业为了更好地提高办公室文秘的工作质量，要进一步调动文秘的工作积极性与参与热情。为此，企业要积极吸收激励理论的先进成果，以激励理论为指导，实行科学有效的奖惩制度。在我国企业的实际运行中，文秘作为企业的基础职位，他们所获得的工作报酬往往是固定的，职务也始终停滞不前，这不利于调动文秘人员的工作积极性，而且长此以往，在日复一日的重复工作中消磨了工作动力，这不利于文秘人员主观能动性与创造性的发挥。因此，企业要实行奖惩制度，首先要将文秘工作与升职考核相挂钩，使优秀出色的文秘人员有机会进入更高的管理层次，这项措施能迅速有效地对文秘人员产生刺激，从而调动积极性，充分发挥自身的聪明才智。第二，企业要实行科学的奖惩制度，同时采用物质与精神两种手段，鼓励先进，鞭策落后，使文秘工作充满生机活力。 　　结语：文秘作为企业领导开展工作的协助者与企业各部门的连接者，在企业的发展过程中占据着重要位置。由于文秘从事工作种类繁多，涉及范围较广，要求较高，因此关系着企业各部门的协调发展。尤其是在快节奏的当代社会，如何提高办公室文秘的工作质量已经成为各个企业研究的重要课题。为此，企业应当从以下三个方面入手，切实提高文秘人员素质，提高文秘工作的质量，为企业的良性发展奠定坚实的基础。首先，企业要加强对文秘的培训工作，提高文秘的综合素质与技能；第二，创建良好的企业文化氛围，增强文秘人员的责任意识与服务意识；最后，合理利用激励理论，实行科学有效的奖惩制度以提高工作效率。 1