行政前台岗位明细.doc

行政前台的工作制度 1.目的 为了规范公司接待工作，合理调配接待资源，使公司前台和接待工作有章可偱、有度可依，提高接待工作效率，树立公司良好形象，提高公司的知名度和影响力。 2.权责 2.1.接待主管部门为前台部，主要职责为：负责公司接待体系建设与管理，对来访对象实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责。 2.2.接待协助部门主要为了解公司核心业务的部门，主要职责为：根据需要协助接待主管部门的接待工作。 3.岗位职责 3.1.日常接待 u接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。（严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌） u接听转接电话：负责前台服务热线和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并转达给相关人员，不遗漏、延误。 u接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。 u面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知相关部门或领导进行面试。 u接待频繁往来相关人员： a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入办公区域内部。 b) 物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作； c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。 4.日常事务 4.1.负责公司员工每日考勤记录、监督每日打卡、并在月底汇总归档。(公司结合实际应出勤天数、实际出勤记录，来统计员工的出勤状况，并以此作为薪资发放的依据。考勤以每个自然月的第一天到最后一天作为一个结算月。)（参照考勤具体管理办法） 4.2.对员工每日外出办事者做好登记，外出员工并填写相关申请单。 4.3.公司交通卡和公司车辆（钥匙）使用的登记与保管。 4.4.负责公司文件的处理工作和日常文案工作，以及合同协议的录入、排版、复印、扫描等。 4.5.负责对新入职员工信息的录入，以及证件的复印和归档。 4.6.统计公司所有员工通讯信息，定时更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，应在2-3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工。 4.7.负责公司前台和总经理办公室清洁卫生，以及植物盆栽的日常保养。 4.8.接受其他部门工作安排并协助各部门做好其他工作。 4.9.积极配合各部门协助工作，以及领导临时安排的事务。 5.接待工作 5.1.来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室； 5.2.会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议桌椅归位； 5.3.茶水、点心、水果：来访客人来之前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶；接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供客人食用； 5.4.订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房。 5.5.住宿：客户到达公司时，接待人员第一时间与客户沟通行程安排，并按客户要求与公司签订的协议酒店进行预定。 内务细则： 一、日常接待 1.接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。 2.接待咨询者，若有咨询者来访，应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。 3.接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接；接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。 4.接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。 5.面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。 6.接待频繁往来的相关人员： a)快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部。 b)物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作； c)送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账，填写请款单提交办公室主任，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。 二、办公用品管理 1.盘库：每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提