图书馆自动化连续出版物.ppt

第八章 连续出版物管理系统 8.1 连续出版物管理系统分析 连续出版物的特点： 8.1.2连续出版物的管理系统的特点 8.1.3 连续出版物处理方法 8.2 连续出版物管理系统设计 2.采购 订购： 3.划到管理 4.催缺 5. 装订管理 6.入藏管理 7.过刊流通和现刊流通 8. 目次管理 9.统计 10.经费控制 8.2.2 连续出版物管理系统中的数据处理 (3)编目数据 (4）装订数据 (5)典藏数据 (8)资金数据 2.连续出版物的数据格式 3.连续出版物数据处理中需要注意的问题 8.2.3 连续出版物管理系统中的文档设计 1.期刊订购记录与订购文档 2.期刊书目主文档 3．期刊划到记录与划到文档 4．期刊装订信息与装订文档 5．期刊馆藏文档 6. 篇目信息与目次库 8.3 连续出版物管理系统实例 (6）流通数据 同流通系统的数据特点相同。 (7)分配数据 由于期刊时间性强，期刊到馆后，马上通知有关单位或读者来查询。分配数据就产生于此，图书馆使用它完成服务任务。这种数据主要包括每种刊物的对口单位和个人的名称与地址，即每种刊物的流通地点。 资金数据包括订购、续订期刊的发票号、价格、装订费用及发票号、装订的状态，以及退款、补款等信息。 连续出版物的数据格式主要有两种： ①固定格式，固定长字段； ②可变格式，可变长字段。 第一种数据格式主要用于连续出版物的划到、装订等功能。因为在这些功能中，数据类型比较单一，容易处理，而且这类数据属于图书馆本馆的数据，不会作为共享数据进行交换，设计数据库结构时，只要着重考虑系统的功能灵活，方便实现和便于工作人员使用，便于输入即可。 第二种数据格式是用于连续出版物的书目数据，这些数据只要在期刊编目中处理，但在划到、装订等模块中需显示和查询，并用于数据交换。通常要求数据元素的选取和著录尽量完备，符合有关机读目录的著录标准和规范；而数据交换格式的设计与处理一定要合乎机读目录交换格式的规范及标准，我国图书馆界目前普遍使用的通用数据交换格式有CNMARC和MARC21，以便于各系统数据库之间数据交换、网络系统内数据的传输。 与数据来源相对应，书目数据的数据准备也分为套用和原始编目。就原始编目而言，数据准备应以刊物为依据，可利用公务目录卡，必要时对照实物核实馆藏。当前许多馆的期刊目录普遍比图书目录质量差，与标准化相距甚远，普遍存在著录项目不完整、著录不规则、前后不统一、期刊和卡片不符、著录不连续、馆藏项中馆藏缺漏、信息不明确等问题。因此，我们在数据处理过程中应注意以下事项： ①输入屏幕要注意保证期刊原始数据的完整性、系统性、连续性。用户在输入时可通过查诸如《中国期刊全览》、《中国报刊大全》 、 《Ulrich‘s International Periodicals Directory》等工具书，对著录不完整的部分进行增补。 ②严格执行有关期刊的著录标准，选择适合本馆的著录项（数据元素）、著录级次、标识符号等等。据此制订本馆著录标准执行文本。这样既保证著录有规范可循，又较好地杜绝了著录前后不统一、著录不明确等现象的出现。 ③系统要处理好更名期刊的著录问题。《连续出版著录规则》规定期刊的继承、更名、合并、改出、分出、吸收、并入均要采用分段著录。鉴于计算机处理的灵活方便性，期刊的继承、改名等的处理对于机编来说已不再成为问题。在通用的CNMARC中有相应的字段加以处理。如CNMARC的4XX字段（连接字段）就是放置这种情况的，计算机能自动生成附注、参见等。但在填写录入工作单时一定要注意到这些问题，并对每种情况（如更名、继承）加以区别，放于合适的MARC字段，这是计算机不可替代的。 在连续出版物管理系统中的主要文档有： ◆ 期刊订购文档 ◆ 期刊书目主文档 ◆ 期刊划到文档 ◆ 期刊装订文档 ◆ 期刊馆藏文档 ◆ 目次库文档 订购文档专门揭示连续出版物订购业务信息，与对应书目记录相连接，每进行一次订购则建立一条订购业务信息。订购信息主要包括： ? 订购者（一般为图书馆本身） ? 订购年 ? 发行者 ? 出版周期 ? 获得方式 ? 订购份数 ? 单份年订价 ? 单价 ? 订购部门（下属部门或有关单位）?划到方式等。 订购份数既是订购的重要数据，也是应划到份数直接的数据来源。而应划到份数既可作为催询的基本依据，也可作为快速划到的缺省值．使工作人员不必每次键入实到册数。订购记录与划到记录密切相关 。