3第三讲 办公室事务管理.ppt

第三讲 办公室事务管理 【教学目的】介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。 【教学方法】该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心” 的课程范型，采用案例教学、叙述教学、启发式教学、录像教学、实训法教学、讨论式教学、情景模拟教学的方法组织教学。 【教学重点】办公环境管理的内容与要求；办公环境管理的措施。 日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法 ；接打电话的程序和要求； 印信的管理方法与要求；值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ；收进和寄发邮件的程序和基本技能。 【教学难点】如何布置办公室； 办公室安全管理的方法与技巧； 识别办公室安全隐患；制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 ；接打电话的程序、技巧和礼仪；印信的管理制度以及如何使用印信 ；值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ；收进和寄发邮件的程序和基本技能；技能训练。 第一节 办公环境管理 一、 办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 二、 办公环境管理的原则 1.方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 2.环境的布局与布置 （1）布局 ①封闭式布局。②开放式布局。 （2）布置 常见的布置方法有: ①办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地方; ②要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳则可以用旋转椅来调节方位。 ③对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨碍领导的工作。 三、办公室的视觉环境管理 1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 (1)有效地使用颜色。 (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。 2．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱的灯，以取代一个光度较强的灯，使光线匀散而非集束。 四、办公室的听觉环境管理 听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐或愉快交谈的声音；噪音，如办公机器的震动声为有害的声音。声音的强度单位为分贝(db)，一般说来超过70分贝即为噪音，超过130～140分贝使耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。由于办公室所处的周围环境常有噪音发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工作人员的谈话、开会、打电话的声音和人们不必要的活动等。因此，控制有害的噪音就成为办公环境管理又一重要任务，那么，如何控制噪音呢? 1、消除噪音的来源 2．用吸音的材料以减少噪音的影响 3．适量音乐的播放 五、办公室的空气环境管理 办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。 1、温度 一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15～20℃。 2．湿度 一般来讲，最适宜的湿度为40％一60％． 3．空气流通 一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。 4．空气的净化 为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净化家具，粉刷墙壁和天花板等。 六、办公室的保健与安全环境管理 保健，又叫健康保护。 组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下一些。 1、 定期健康检查 2．灌输卫生知识 3．采取疾病预防 4．保持环境整洁 5．推行健身运动 6．举办康乐活动 要做好安全管理工作，必须： （1）树立健康安全意识 （2）识别办公室安全隐患 （3）办公环境健康及安全的维护和管理 （4）识别工作场所和常用设备的隐患 （5）安全管理重点 （2）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。 办公设备及操作中的隐患：如电