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办公文秘员工高效率工作技巧 目录 原则 档案管理 工作效率 人 人际关系 形象 礼仪 办公文秘员工高效率工作技巧 何谓品质 (４P) Product 产品 Policy 原则 People 人 Presentation 形象 秘书的品质？ 高效率的档案管理技巧 ——档案的重要性 处理业务的参考 可作为法令的依据 可作为了解机关或公司历史的参考 可作为研究时的参考 高效率的档案管理技巧 ——档案归档的方法 按性质内容分类 按名字分类 以顺序分类 以颜色分类 以编号分档 依地理位置分类 以日期顺序归档 高效率的档案管理技巧 ——档案管理应注意之细节 待处理事项文件在未归档前应如何整理？ 待办事项文件 今天 未来 特定的日子 不特定的日子 高效率的档案管理技巧 ——一些特殊的档案 参考档：依据工作内容、行业、兴趣 待读档 工作流程档 待归档 初步分类—分大档 分二类—百分之百确定需要归档、 不确定是否要归档 分二类—紧急、不紧急 名片档 高效率的档案管理技巧 ——如何追踪被调阅的文件 如何提高工作效率 86,400 生涯规划 例行性的工作、执行性的工作 如何提高工作效率 每日工作计划 桌历 昨天未完成的工作/昨天未动工的工作 以前计划/以前被交代的工作 今天应追踪的工作 如何提高工作效率　　　　　——分清轻重缓急 重要性 重要 不重要 重要 不重要 紧急性 紧急 紧急 不紧急 不紧急 如何提高工作效率　　　　　——工作进度评估术 如何提高工作效率　　　　　——基本思考过程 （值得做吗？） 寻求支援 拒绝做 延迟做 授权别人做 必须做吗？ 需亲自做吗？ 应立即动手做吗？ 如何做？ 否 否 不知道 是 是 否 任何事情 马上做 是 办公室人际关系　　　——与上司或同事之差异 男女 年纪 学历 家庭 社交圈 立场 兴趣 星座/血型 国籍/省籍 ?分析型（Technical）? 反 应 力 （弱） 反 应 力 （强） 办公室人际关系　　　——人际风格的类型与运用 果断力（弱） 果断力（强） 1、人际风格指标 驾驭型(Bold) 平易型(Sympathetic) （两轴由两种行为层面构成，四个象限代表四种不同的人际风格） 表现型(Expressive) 办公室人际关系　　　　——每种人际风格的长处 分析型： 推理力强、一丝不苟、严肃、按部就班、谨慎小心 驾驭型： 独立、坦率、果决、实际、讲求效率 平易型： 态度合作、支持别人、善于外交、有耐心、忠诚 表现型： 外向、热诚、说服力、喜爱趣味、率真 办公室人际关系　　　——如何找出对上司的附加价值 与上司目标一致 弥补上司的缺点 化解上司的压力 符合上司要求的工作态度 办公室人际关系　　　　　——结语 当你还是个小助理时， 看看大助理在做些什么？ 有一天，你也可以成为大助理。 当你还是个大助理时， 看看老板做些什么？ 有一天，你也可以成为老板。 办公室人际关系　　　　　——如何解决冲突 暂停 让一步 办公室人际关系　　　——如何赢得别人的友谊 微笑 对别人有兴趣 记住对方的名字在任何语言中都是对 别人最甜美及重要的声音 做一个好听众，鼓励对方多谈自己 谈论对方有兴趣的话题 很诚恳的让对方觉得对方很重要 办公室礼仪　　　——仪表守则 衣着 装扮 举止 谈吐 办公室礼仪　　　——接待客人 茶水准备 如何引导客人 如何介绍 如何交换名片 坐车礼仪 办公室礼仪　　　——餐桌礼仪 自助餐 正统西餐 办公室礼仪　　　——电话礼仪与应对技巧 在公司中电话扮演着一个内外联系工作的第一线角色，客户满意与否，常靠这一线间。 以客为尊是公司内每一个人的基本服务观念，只要有一个人疏忽，对公司整体印象而言，就会造成伤害，而电话更是公司服务客户的前锋部队，使用得当的话，将成为解决问题的有利工具，使用不当反而将形成公司的困扰。 办公室礼仪　　　——电话礼貌 电话一来，立刻去接，先说自己的正确身份（自己的名字或单位）。 声调要愉快，咬字要清楚，使打电话的人立刻对我们有好印象。 讲求礼貌（请、对不起、打扰了、谢谢、再见）。 注意听，好好地回答对方所提的问题，不要匆忙，这样能为我们的公司建立好感。 有错误或延迟，应立刻向对方道歉，应立刻把话讲清楚，用文雅的口气直接向话筒说话，嘴离话筒一尺远，用自然的语调讲话，听筒贴着耳朵，以便听清楚。 电话交