20110818会议管理工作规范03修改.docVIP

会议管理工作规范（试行） 一．目的 规范公司会议管理工作流程、提高工作效率，明确会议管理的职责和工作要求，以确保会议圆满成功。 二．适用范围 适用于涉及公司内不同部门共同参加或调用公司综合会议资源的会议。 三．会议管理的流程/职责和工作要求 工作流程 职责 工作要求/标准 相关文件 /记录 公司级会议：公司例会、总结会、计划会、动员会、表彰会等，由行政人事部或项目部提出经分管领导批准（例会可例行召开），由行政人事部或项目部组织召开。 内部专业会议：公司性技术、业务综合会等，由分管领导批准，专业主管部门负责人负责组织。 接待会议：党政机关部门、新闻媒体、组织团体、合作单位等有关领导嘉宾来访，我公司接待召开的会议，如座谈会、现场会、报告会、审核会、联营洽谈会等，会议一律由行政人事部受理安排。 会议申办部门负责 ——会议召集部门应提前一天与分管领导确认或完成会议提拟和报批手续。 N Y N Y 会议申办部门负责 申办部门负责人、行政人事部负责人、公司领导审核 由申办部门负责 会议申办部门 由会务工作组负责 会议主持人 会务工作组负责 由会务工作组负责 由会务工作组负责 由申办部门负责 由申办部门负责 ——会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。 ——根据会议的类型、会议议题确定会议规模及名单。 ——所有会议主持人和召集部门与会人员都应分别做好有关会前准备工作，如拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，会议召集组织部门须落实会场、备好坐位、茶水、必要时准备奖品/纪念品、鲜花等。 ——会议审批表应含会议议题、时间、地点、代表人数、所需经费等。 ——即时解决所发现会议审批表内容不足及疏漏。 ——根据会务费标准、办会纪律对会议选点工作等问题提出合理化建议。 ——结合会议精简、高效、节约的原则，严格审核会议规模。 ——审核批准。 ——通知内含会议名称、主要议题、开会的时间、报到时间、会议地点（附交通指示图）、参加会议人员、联系单位及联系人等。 ——按“谁组织，谁通知”的原则进行会议通知，通知有关对口部门协作做好会务工作。通知入会人员有关会议时间、地点、主题和需准备事项。 ——例会不再另行通知。 ——须提前半天以上通知。 ——会议具体事项以书面形式通知后，还另须电话或当面通知参加会议人员和会务工作人员，涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，组织部门还应编制详细的会务计划通知相关部门 ——根据会议规模，由专人组成会务工作小组，负责会务工作的全过程。 ——对会前准备工作、各项会务工作进行逐项的检查并记录 ——即时解决所发现的不足和疏漏。 ——会议组织部门应提前做好会议资料，如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议定草案、与会人应提交资料等，做好充分的组织准备工作。 ——会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水、用餐、住宿、接送等。 ——内部专业会议需用公共会场的，应向行政人事部书面提出申请，以便统筹安排。 ——主持人应提前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 ——根据会议召开地点，提前安排人员等候； ——要有明确的标记（如指引牌、欢迎牌等）； ——客人到达后要及时的送去茶水，必要时可上点心及水果。 ——会间服务包括组织签到、引领座位、会场服务工作、会议记录等。 ——会后服务包括：安排与会人员离场、安排集体合影、填写会议记事表、印发会议纪要（简报）、会议新闻报道等。 ——会后由申办部门负责召集会务工作人员，对会务工作进行总结。 ——遵照“谁组织，谁跟进”的原则对会议决议、决策事项须会后跟进落实的进行汇编、装订成册，会后交档案室备案。 ——会编材料包括：会议通知、与会者名单和分组名单、会议须知、会议材料、会议简报、会议总结等资料。 接待及会务安排申请单 会议通知单 会议议程安排、会议须知、会议签到表 会议纪要 四、会场纪律