qp002文件与资料管理程序-a3.docVIP

文 件 变 更 修 定 履 历 序号 日 期 修订记录 页 次 版 次 修订人 审核人 1 2009.10.20 标准升级为ISO9001:2008版本 2-9 A/1 张志伟 梁开盈 2 2010.12.06 取消东莞亿发电器有限公司名称 1 A/2 张志伟 梁开盈 3 2013.8.6 更改商标 1-10 A/3 张志伟 梁开盈 4 5 6 7 8 9 分 发 部 门 总 经 理 管理者代表 业 务 部 注 塑 部 品 质 部 五 金 部 工 程 部 货 仓 部 管 理 部 人 事 部 工 模 部 采 购 部 装 配 部 物 控 受 控 印 章 批 准 审 核 编 制 编 制 单 位 品质部 1 目的: 使本公司各种文件作业的标准化，规定本公司各种文件的制作格式，使各单位质量管理体系的文件制订有所依循。使每个单位依持有最新发行的文件执行作业，2 范围: 本公司质量管理系统中,不论公司内外提供之相关文件与资料均适用。 3 定义: 3.1 一阶文件:“《质量手册》”说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件。 3.2 二阶文件:“程序文件”供管理者管控跨部门作业流程之文件。 3.3 三阶文件:“作业规范”规范作业者行为工作标准或指导书（指部门内部的具体操作说明）。 3.4 四阶文件:“质量记录”用来记录执行结果之各类表格或报告。 3.5外来文件:为国家、国际标准、客户提供的相关文件及与质量有关的技术性文件数据(含工程图纸)。 4 权责: 4.1 管理者代表：负责监督及裁决一切有关文件标准化的事务。 4.2 文控中心 4.2.1 确实掌握公司文件统一发行、回收、分类与存档的事务。 4.2.2 受理文件提案申请及登录。 4.2.3 制订文件制作书写的标准规定及文件编号原则。 4.2.4 文件分类保存并维持整齐清洁的环境。 4.2.5 定期制订【最新文件一览表】，以确保公司文件时效上的统一。 4.2.6 负责外来文件的接收﹑保存﹑登录﹑编号﹑管理。 4.3 各部门负责人：负责相关文件的编制、使用、保管以及提出修改、作废意见。 4.4 质量体系文件的制/修订、审查、批准权责表: 文 件 类 别 批 准 审 核 制/修订 4.4.1 第一阶 总 经 理 管理者代表 管理者代表 4.4.2 第二阶 总 经 理 管理者代表 部门经理/主管 4.4.3 第三阶 管理者代表 部门经理/主管 部门经理/主管 4.4.4 第四阶 管理者代表 部门经理/主管 部门经理/主管 4.5 外部文件数据: 由文控中心收集,经“管理者代表”批准后,由文控中心保存与收发管制。 5 作业内容: 5.1 文件制作规范: 本规定限定于一、二阶文件适用(三阶文件的架构依据实际使用确定)。 5.1.1 封面制作规范，封面必须包括：公司名称、文件名称、文件编号、版次、页次、生效日期、文件变更修定履历、制定单位以及制订人、审核人、批准人都必须签名作实； 5.1.2 内页制作规范 5.1.2.1内页制作须包括: 公司名称、文件名称、文件编号、版次、页次、生效日期； 5.1.2.2 正文 5.1.2.2.1 文件内容力求清晰易懂，以12号宋体字书写。段落以固定值，设置20磅为标准。 5.1.2.2.2 章节条文叙述，依据下列的数字排列方式： 1 ......... 2 ......... 2.1 ......... 2.1.1 ........ 2.1.1.1 ........ 2.1.1.1.1 ........ 1) .............. 5.1.2.2.3 在正文中须引用其它程序文件名或书名,用“《》”将其注明;引用表单时用“【】”将其注明，引用某名词时用“”注明； 5.1.2.2.4 文件书写内容视需要可包含下列各项： 1）目的:重点说明编拟该作业程序之目的与用意。 2）范围:简要说明该作业程序的适用之单位与人员之业务。 3）定义:特殊名词解释。 4）权责:相关单位应执行事项之重点说明。 5）作业内容:说明作业现任之划分、参与作业的人员及工作范围,其内容应描述为达成目的之每一详细步骤,包含人、事、时、地、物等项目。 6）参考文件:详细说明与该作业程序内容有关之文件名称。 7）使用表单:该作业程序中所引出的“质量记录”表单。 8）附件:该作业程序中所提及之流程或相关数据。 5.2 表单制作规范 表单制作须包括“公司名称”“表单名称”“表单编号”及“正文格式”等。 5.3 文件制订、修订、废止作业