5物资档案资料管理办法要点.docVIP

中 赢 制度文件：采购 文件编码 版 本 : 语 种：中文 物资档案资料管理办法 文件修改记录 版本 日期 章节 页码 修改内容及依据 A0 全部 全部 初版 目 录 1.目的 1 2.范围 1 3.定义 1 4.职责 1 6.总要求 2 7.过程描述 2 8.记录 4 9.附件 4 1目的 为规范各阶段物资资料、档案管理，便于物资档案及时整理、归档和移交，特制定本办法。 2 范围 本程序适用于XX项目部。 3定义 无 4职责 4.1经营部： 负责确定各分包单位与我公司采购材料范围； 4.2 QC部： 负责资料的指导、监督、检查、验收 4.3工程部及各专业施工处： 负责对所属分包单位所采购的材料监督、检查，所提供的文件审核、验收； 4.4档案信息部： 负责档案资料的收集、整理、保管、归档、移交； 4.5储运物管部： 负责对项目部的物资档案管理进行指导、监督和检查；采购范围内资料收集、验收、整理、保管、归档、移交 5相关文件 5.1 上游文件 无 5.2 下游文件 无 5.3 引用文件 无 5.4 参考文件 《储运物管资料管理办法》 6总要求 项目部参照《物资需用计划管理办法》档案资料的管理要求进行整理及相关管理工作。 7 过程描述 7.1 资料格式的规定 7.1.1 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，对接收资料不清晰，不能满足要求的要及时更换。 7.1.2 必须用黑色碳素墨水书写。 7.1.3 原始资料除外，归档文件一律采用A4打印纸，不能使用不易保存的传真件或压感纸。归档文件目录的文件编号必须符合相关要求。 7.1.4 归档原材料证明及试验报告要真实、准确，材质单要反映实际发生数量、日期及批号、数据不得涂改且必须加盖供货单位的质检章。 7.1.5 材质报告单体现材料名称、规格、型号、重量、批号及发货日期。 7.1.6 不可人为涂改、删除、伪造、抽页。确实需要涂改的归档文件，修改人必需盖章。 7.1.7 要有防潮、防火、防霉等保护技术。 7.1.8 公司档案管理办法的其他规定。 7.2 物资档案资料管理的流程 7.2.1 物资到货后，相关接收人员要核对随货同行资料是否齐全并符合要求，资料不完整的可视为本批物资不合格，接收人员有权拒绝接收，待联系厂家提供合格资料后方可办理验收手续。如材料属于分包队伍提供，负责管理分包队伍的专业应对接卸、存放、检验、领用等全过程进行监督指导并协助做好其物资管理工作。对于需要现场复检的材料，专业应配合其做好复检工作。原则上要求到货两日内现场取样复检，检测中心两日内出具报告，分包队伍于拿到报告当天报审资料，并跟踪审批流程，一周内审批完毕交档案信息部存档。审批流程有问题时相关专业应积极配合协调。资料审批流程未结束的物资严禁使用。 7.2.2对于甲供设备、材料随货同行的资料，原则上由储运物管部负责收集，并及时移交给业主方资料管理人员，并做好移交手续。如需领用时，相关人员到业主资料管理部门办理借用手续。 7.2.3 对于到货材料台账管理由项目工程部落实业主，确定竣工资料台账管理内容，由项目储运物管部编制表格，各分包队伍按格式要求填写，每月整理报项目储运物管部相关管理人员汇总，项目物资管理人员做好统计汇总工作，便于将来竣工文件收集、整理、移交。 7.2.4 对于工程材料及资料的管理，原则是谁提供谁委托谁报审，报审资料包含生产厂家及供应商资质报审（报审表格式见附件2：《单位资质报审表》）和工程材料报审（报审表格式见附件3：《工程材料/构配件/设备报审表》）。在材料进场前（至少十天）必须先将生产厂家及供应商的资质文件进行报审，待资质报审文件审批通过后方可允许材料进场。由项目部采购的材料由项目储运物管部进行相应物资管理工作，包括接卸、验收、委托复检（委托单格式及填写要求由项目检测中心提供、见证取样单格式及填写要求详见附件4）、报审、存储、保养、发放、回收等全过程管理工作。甲供材的管理工作由项目储运物管部负责，包括接卸、验收、委托复检、报审、存储、保养、发放、回收等全过程管理工作。由分包队伍提供的材料，由所属专业负责监督分包队伍完成相关物资管理工作，包括接卸、验收、委托复检、报审、存储、保养、使用、回收等，项目储运物管部积极配合，确保分包队伍文件资料提供的及时性和正确性。由分包队伍采购的材料，在材料进场