技术文件资料档案管理办法.pdf

东方电气（酒泉）新能源有限公司管理制度（标准） JQM5.4.6-2012代替JQM5.4.6 技术文件资料/档案管理办法  1. 目的及适用范围  技术文件资料/档案是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须 加强管理，确保公司的技术安全，维护公司的利益，规范技术文件的使用，特制 本办法。  本办法适用于东方电气（酒泉）新能源有限公司技术文件目录内所包含文件、 使用维护说明、工艺规程、技术协议、技术标准，产品安装和调试的资料，产品 控制使用的各种设备软件，控制，测试和应用软件，以及存在技术文件资料/档 案的磁盘、光盘等各种形式的技术文件资料/档案（包括电子版）的管理。  2 责任部门 2.1 质量技术部技术组负责对资料室行政和业务进行管理； 2.2 资料室负责技术文件资料/档案的收发、保管、更改、换新和作废，并根据 本程序实施管理； 2.3质量技术部、服务部、生产制造部及各职能组、公司相关涉密人员按照本程 序执行。 3 技术文件资料/档案归档、技术文件资料的借阅和归还、收旧换新、作废管理 3.1 技术文件资料/档案的归档管理 3.1.1 资料室应建立技术文件资料/档案的接收台帐。 3.1.2 非纸质技术文件资料/档案（电子类）的状态标识和储存条件严格按照《电 子文档管理办法》执行。 3.1.3 由资料员从档案馆或其他渠道（如图纸管理平台、质管处等）领回各类技 术文件资料，应分类登记入帐，并作好标识（酒泉公司资料印记）；资料员必须 关注接收应有技术文件资料的套数，若不够、错发应及时通过合法渠道补齐。 3.1.4 及时更新图纸资料平台，以供查阅。 3.2 技术文件资料借阅与归还 3.2.1 资料室应建立技术文件资料的借阅台帐；   1 / 8    3.2.2 无公司领导批示，资料室只针对本公司授权员工借阅，公司资料室的图纸 是专供生产用的，部门之间不得串借。技术文件资料紧限于公司内工作地点使用， 不得随意带出公司外； 3.2.3 技术文件资料借阅者凭工作票、ERP单借阅相应图纸、工艺，凭图纸、工 艺相关要求可借阅相应标准、规程、操作指导书等；资料员应核查所借阅资料的 符合性；资料员须在资料借阅台帐进行登记，同时借阅者必须字迹清晰地签署姓 名和日期；资料员确认后方可借出。 3.2.4 借阅的技术文件资料，不准涂改、沟划、损污、剪接、抽换、拆散、不准 转借或转送他人，不准私自复印、留存，确保资料的完整和安全。 3.2.5 技术文件资料借阅者归还所借资料时，应将技术文件资料按顺序清理好， 资料员确认其完整性、完好性无误后，当面销帐并由借阅者确认。对丢失和损坏 的资料，资料员应做好记录，并按规定进行处理。 3.2.6 技术文件资料使用完后借阅者应及时归还，借阅时间最长不超过一个月。 当借阅者确实因工作需要时，必须办理续借手续。续借时借阅者必须在续借资料 的完整性、完好性得到资料员确认后方可续借并重新办理借阅手续。 3.2.7 技术文件资料借阅时间超过一个月且又未办理续借手续，资料员应立即催 收借阅者不少于两次（隔两天一次），并将信息口头告知所在部门领导（部长或 职能组长）。超过五天未归还时，资料员应开出“东方电气（酒泉）新能源有限 公司文件资料催收单”一式两份交所在部门领导签收，一份由所在部门领导转交 借阅者（以下同），另一份资料员留底。当发出“东方电气（酒泉）新能源有限 公司文件资料催收单”超过五天未归还时，视作借阅者将所借资料丢失。 3.3 技术文件资料的收旧换新、作废 3.3.1资料员接到技术文件资料收旧换新、作废通知后，应按照通知要求进行收 旧换新、作废；若资料已借出，资料员需立即催收进行收旧换新、作废。收旧换 新应在十五内备齐资料将其返回档案馆换新；若资料已借出，资料员需立即催收 进行换新。若借阅者未及时将资料返回资料室进行换新，资料员应书面记下未换 新到资料的清单，并告知借阅者所在单位领导，第二天下发“东方电气（酒泉） 新能源有限公司文件资料催收单”，收回后必须及时换新。当发出“东方电气（酒 泉）新能源有限公司文件资料催收单”超过五天未归还时，视作借阅者将所借资 料丢失。 3.3.2 资料员