表的建立和管理.pptVIP

第3章 表的建立和管理 3.1 表的建立 　　表是Access数据库中最基本的对象，是具有结构的某个相同主题的数据集合。表由行和列组成。 3.1 表的建立 字段：用来描述数据的某类特征。 记录：由若干字段组成，用来反映某一实体的全部信息。 关键字：能够唯一标识表中每一条记录的字段或字段组合。在Access中也称为主键。 3.1 表的建立 表由两部分构成：表结构和表内容。 3.1.1 表结构的组成 1．字段名称 每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。 字段名称的命名规则为： （1）长度为1～64个字符。 （2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。 （3）不能包含句号（.）、惊叹号（!）、方括号（[ ]）和重音符号（’）。 （4）不能使用ASCII为0～32的ASCII字符。 2．数据类型 2．数据类型 按照字段的性质和用途来选择恰当的数据类型 定义字段的长度应足够长，但不应浪费 3．字段属性 字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等 定义字段属性可以实现输入数据的限制和验证，或控制数据在数据表视图中的显示格式等 3.1.2 建立表结构 1．使用数据表视图 数据表视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各种操作。 2．使用设计视图 表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。 3．使用表向导 使用表向导创建表是在表向导引导下，选择一个表作为基础来创建所需表。 4．定义主键 主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。 4．定义主键 自动编号主键的特点是，当向表中增加一个新记录时，主键字段值会自动加1，如果在保存新建表之前未设置主键，则Access会询问是否要创建主键，如果回答“是”，Access将创建自动编号类型的主键。 单字段主键是以某一个字段作为主键，来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定义。 多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。 主键的作用 Access能够根据主键来执行索引，可以提高查询和其他操作的速度。 记录将以主键的顺序来显示。 可以通过主键来建立表与表之间的关联。 4．定义主键 定义主键的方法有两种: 一是在建立表结构过程中定义主键； 二是在建立表结构后，重新打开设计视图定义主键。 3.1.3 设置字段属性 字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。 1．字段大小 字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接收。 字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。 在设计视图的字段属性框的字段大小属性中选择字段大小的类型（数字）或输入字段大小的字符个数（文本）。 1．字段大小 如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超出新限制的字符。 如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小数取整。 如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。 2．格式(用于显示和打印) 格式属性影响数据的显示格式。 可确定数字、货币、日期等字段格式。 在设计视图的字段属性框的字段格式属性中选择字段格式的类型。 3．输入掩码 “输入掩码”属性使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中允许输入的内容。 只为文本型和日期/时间型字段提供向导。 可使用字符定义输入掩码属性。 输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值的类型的特殊字符组成。 3．输入掩码 3．输入掩码 4．有效性规则 为防止数据的输入错误而设置。 有效性规则允许定义一条规则，限制可以接受的内容。 有效性规则的实质是一个限制条件，完成对数据输入的检测。 在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规则。 在有效规则中使用的运算符 5．有效性文本 当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。 通常与有效性文本同时定义。 6．默认值 设置默认值可以减少数据输入量。 在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。 设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。 7．索引 索引能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。 在Access中，可以创建基于单个字段的索引，也可以创建基于多个字段的索引。 创建多字段索引 使用多字段索引排序记录时，Access2003将首先使用定义在索引中的第一字段进行排序，如果该字段值相同，使用索引中的第