文件体系的建立与管理.doc

文件体系的建立与管理 概述 文件作用 组织实话质量管理体系谁和有效管理的前提条件是建立文件体系。它是组织管理的基础工作。其作用有： （1）描述组织的质量管理体系。 （2）为跨职能群体提供信息。 （3）向员工传达管理者对质量的承诺。 （4）有助于员工和管理者相互理解。 （5）有须下死功夫员工和管理者相互理解。 （6）为工作业绩的期望提供根据。 （7）说明要实现具体的要求应如何行事。 （8）提供具体要求已被满足的客观证据。 （9）提供清晰、高效的运作框架。 （10）提供新员工培训及在职员工定期再培训基础。 （11）为组织内的秩序和平衡提供基础。 （12）以文件化过程为基础的操作具有一致性。 （13）为持续改进提供基础。 （14）在形成文件的体系基础上，为顾客提供信心。 （15）向相关方证明组织的能力。 （16）对供方的要求形成清楚的框架。 （17）为质量管理体系审核提供依据。 （18）为评价质量管理体系的有效性及持续适宜性提供基础。 1.2 文件分类 1.1.2 按文件之间的内在关系分类将质量管理体系文件分为三层： 第一层——质量手册，其内容根据声明的质量方针和目标描述质量管理体系； 第二层——程序文件，其内容描述实话质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。 第三层——作业文件，其内容描述具体的作业活动。 文件分层的好处是便于文件间相互支持、相互衔接，以便形成内容统一协调、使用方便的完整的文件体系。分层是相对的，需要情况下，亦可为二层或四层。典型的三层结构如《文件示例表》（1）。 1.2.2 按文件属性分类，将文件分为标准和行政文件，如《文件体系示例表（2）》。这种分类是我们国家比较熟悉的办法。这种分类的好处，有利文件编写和管理，因为这两种文件的属性不同，其编写格式、程序、表述都不同。 1.2.3 第三种文件分类方法，按文件的用途分类，如《文件体系示例表（3）》。它将质量管理体系文件按其用处分为若干类，大部分组织是分为四大类——设计文件、操作文件、管理文件和外来文件。这样分类的好处，是便于文件的归口管理或集中分类管理，查询快捷方便。 1.3 标准 编制质量管理体系、环境管理体系或职业健康安全管理体系的的文件，必须理解懂得标准文件牲，否则，文件无法形成体系，达不到统一协调的要求。因为这套文件，本质上属于企业标准。 1.3.1 标准概念 标准是对重复事物概念所做的统一规定，它以科学、技术和实践经验的成果为基础，经有关方面协商一致，由主管部门批准，以特定开工发布，作为共同遵守的准则和依据。质量手册、程序文件裨就是组织的管理标准。作业文件基本上属于工作标准，其中有管理、技术或综合标准。 标准具体包含四个方面含义： 制定标准对象是重复事物。如质量手册、程序文件，一般是组织管理中的重复事物，一般可以理解为管理标准。 标准的产生是科学技术成果，是实践经验的总结。质量管理体系文件应是组织的技术和管理水平体现。 制定标准过程通过协商，实质上是体现全员参与，集中全员的经验与智慧所形成的文件。 通过标准的制定、批准和发布，达到科学、合理、有效的统一。 1.3.2 标准构成 按照GB/T1.1≈ISO/IEC导则《标准的结构和编写规则》要求（详见附录B），标准主要部分组成； 范围 范围主要表述准适用范围或应用领域，必要时还应明确写出不适用的范围或领域。一般采用下列典型用语： “本标准适用于……”。 “本标准适用于……，也适用于……”。 “本标准适用于……，……也可参照执行……”。 “本标准适用于……，不适用于……”。 引用标准 引用标准是该标准的组成部分。如该标准需对文件编写提出要求时，采用引用标准的办法，就可在该标准有关部分表述，如产品标准编写分别按和GB/T1.2就构成了该标准的规定。该标准就可省去“规定”的具体内容，以减少篇幅。 引用标准，需有标准名称、标准代号，如： GB/T1.1——2000《标准的结构和编写规则》 GB/T1.2——2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》 引用标准的年代号表示与否具有重要意义。引用标准无年代号时，意味着该标准更新时，需采用最新版本的标准；引用标准有年号时，意味着该标准更新时可以不采用最新标准。 术语、定义 术语、定义章节，可以表示特定的术语、定义以及符号、代号或缩略语。如： 术语 受控文件； 凡有编号、版号并经批准发布，同时应动态管理保持其长期有效文件。 正品 全部符合产品标准要求的产品。 不合格品 凡非正品均判为不合格品。 简称 监测装置——检验、测量、监视设备和计量仪器； 产品——原材料、半成品、成品 缩略语 ISO——国际标准化组织 GB——国家标准； QMS——质量管理体系； EMS——环境管理体系； OMS——职业健康安全管理体系。 技术内容或管理内容。 这部分是标准的正文。