物业行政工作制度：采购管理规定.doc

物业行政工作制度：采购管理规定 物业行政工作制度：采购管理规定提要：仓管员休息或不在岗位时，应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管 更多精品自财务 物业行政工作制度：采购管理规定 9采购管理规定 目的 规范物管公司各管理处物品采购，物品入仓、出仓的程序，确保采购物品符合规定要求。 适用范围 适用于物管公司各管理处有形产品采购工作，供应商管理及仓库管理等。 职责 各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单，并负责仓库管理 作及货款报销、采购资料存档管理工作。 各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。 公司资源部负责收集有关供应商信息及资料，负责审核各管理处的月资金使用计划及采购清单，并汇总编制物管公司的月资金使用计划，报总经理审批，负责落实供应商的评审管理工作。 财务部负责资金审核及调拨。 总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。 仓管员负责物品的验收、领用，库存物品的管理。 采购制度要点 维修物料的采购原则：实行补仓制，由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10,000元内，零星或补储备仓的采购每月的次数不超过（含）三次。 采购行为分类 固定资产类 指单位价值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。 非固定资产物品/费用类 指单位价值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。 采购方式 长期协议范围： 员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养（协议期限一般为一年）等。 固定供应商范围： 文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。 一般供应商 经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购品单价在300元（含）以上，或总价值在1,000元，要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。 采购审批权限按《广州zz物业管理有限公司财务审批权限》执行。 其他采购要求: 尽量要求按时送货，如需外出采购，行政助理应安排集中物品采购。 采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。 对于批量货品或大宗物品，均要求供应商送货上门。 采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。 请购 仓管员于每月月底编制好仓库存量报表，以便审核各部门提交的请购计划，并于每月25日前汇总本管理处下月的资金使用计划（附请购清单），依权限逐级报批。 资源部汇总审核各管理处的资金使用计划，并交总经理批准。 急需及临时需采购的小件物品价值在人民币五百元以下，由申请部门填写《请购表》交行政助理审核，经管理处主任批准后交行政助理统筹采购，价值在人民币五百元以上，一律报公司资源部及总经理批准。 大件贵重物品除按照资金使用程序报批外，仍需由使用管理处拟写书面详细申请报告报总经理批准。 固定资产（1000元以上）采购需填写《固定资产采购申请表》。 询价、比价、议价 　 物业行政工作制度：采购管理规定提要：仓管员休息或不在岗位时，应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管 更多精品自财务 　行政助理按月资金使用计划中的采购清单或《请购表》的缓急，参考市场行情及过去采购记录进行询价作业，若因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于《请购单》上注明并填报《独家特约委托方/供应商审批表》外，原则上应精选三家以上的供应商办理比价，或经分析后议价。 行政助理应获取正式书面的报价资料，内容须详细、真实，除包括产品的必要信息外（如货号、规格、产地、价格、货期等），还须显示供应商的详细资料，必要时要有盖章确认，并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。 呈核、订购 行政助理须将经议价后的报价资料汇总，归纳整理报价分析，并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上，依权限逐级报批。 于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品，行政助