iso-p423-01文件控制程序.docVIP

制 定 ： 2013－01－06 总 务 部 日 期 审 查(1): － － 部 门 主 管 日 期 审 查(2): － － 管 理 代 表 日 期 核 准： － － 总 经 理 日 期 分发部门及份数： 部门 分发部门 份数 部门 分发部门 份数 总经理室 ★ 1 业务部 ★ 1 资材部 ★ 1 采购部 ★ 1 总务部 ★ 1 研发部 ★ 1 财务部 生产部 ★ 1 品管部 ★ 1 目的： 为使公司质量文件控制作业达成一致性，以促使各项业务能顺利推行及建立本公司标准化制度。 范围： 涵盖本公司ISO9001：2008所有质量体系文件、外来文件的管理。 权责： 3.1ISO推行委员会 负责本管理程序的制订和执行中的监督；维护本程序与公司实际运作相一致，当发现文件不适用时，及时提出修改。 3.2总务部兼文件管制小组： 负责按照本程序的要求严格执行有关文件的打字、复印、分发、回收、存档等工作，当发现文件不适用时，应及时向管理者代表提出；对行业资料按照要求做好资料的收发、归档、借阅等管理工作。 3.3相关部门： 严格按照本程序的要求，严格遵守文件的领用、借阅等手续，并保管好各自的文件，确保文件完整、清晰，对于文件中不适用之处，应及时向上级主管提出修改。 定义： 4.1质量文件： 包括质量手册、质量方针和质量目标的书面陈述、公司为确保规划的有效性和过程运作与管制所需的文件、ISO9001：2008标准所要求书面化程序、ISO9001：2008标准所要求的质量记录。 4.2受控文件： 凡与ISO9001：2008有关的文件其分发、变更、回收须按本程序实施的文件。 4.3非受控文件： 发出的文件如有变更并不作回收或通知对方等处理的文件。 内容 5.1文件制作 5.1.1质量手册文件：制作格式见质量手册 5.1.2程序文件 5.1.2.1目的：重点说明拟定该文件的目的和用意。 5.1.2.2范围：说明该文件所适用的部门或个人。 5.1.2.3权责：说明负责制订、维护、执行的相关部门。 5.1.2.4定义：针对文件中的专用名词或特殊用意等作解释，如无该项目以“略”表示。 5.1.2.5作业内容：内容说明方式也可用流程图或图片等。 5.1.2.6附件：详细记录文件中所提及的表格等。 5．1．3编号为该文件的识别号码，编列方法以ISO-加上文件类别（质量手册Q、程序文件P、规范类文件W）加上ISO相关章节编列及序号。 5.1.4文件版本以A、B、C……控制。 5.1.5表格编号以去除文件编号的ISO后从后按接连以01、02、03、………编制。 5.2体系文件的管理 5.2.1文件的制订与审核 5.2.1.1所有体系文件均由该项工作的部门负责人起草编制。 5.2.1.2所有体系文件编制完成以后，必须由总经理审核其可行性和充分性，核准发布、实施。 5.2.2文件发布 5.2.2.1文件经核准后，交由文件管制小组登记于「文件总目录表」（附件一）以控制最新版本。 5.2.2.2文件发布时由总务部文件管制小组统一于发布之文件每一页盖上“受控文件”（附件二）章，表示该文件属受控文件，任何人员不得自行复印。如发出的文件不准备收回或通知对方，则由文件管制小组盖上“非受控文件”（附件三）章。 5.2.2.3文件分发时应由接收部门于「文件分发/回收记录表」（附件四）中签收。 5.2.3文件版本控制 文件的版本以英文26个大写字母来表示，且依其顺序编排，A版为该文件的首次发布版。 5.2.4文件修订 5.2.4.1现有文件不合理，不完备无效需修改时，由原始部门填写「文件修改/废止申请书」（附件五），