ga-3-002总机管理作业规定.docVIP

延陵精密电子(昆山)有限公司 总机管理作业规定 文件编号 GA-3-002 版 本 第1版 页 数 共2页 制订日期 2007年07月06日 修订日期 年月日 1.目的： 使总台工作有序、合理，提升公司对外形象。 2.范围： 凡总台服务均适用之。 3.权责 3.1管理单位：本规定之制修订。 4.定义：无 5.作业程序 5.1来电转接 5.1.1接听外、内线电话，依其需要转接部门相关分机。 5.1.2电话铃声响三声以内接起话机，道“延陵公司，您好！”。 5.1.3 待对方响应后，道“请问您找哪位或接分机几号？”。 5.1.4 待对方提出找接听者时，道“请稍等…”，并将电话转接至接听者处，待接听者接起电话后，将电话轻轻挂起。 5.1.5 若接听者不在座位上时，总台可询问对方是否可代为留言转告。 5.1.6 若对方提出找总经理时，首先询问对方单位，再转告总经理是否接听，若同意接听，则切换；否则，可道“请留下电话，我将代为转告”。 5.1.7 接听电话时，须注意礼貌用语“您好”、“请”、“不客气”、“请讲”、“请原谅”、“再见”。 5.1.8 电话通话尽量长话短说，保持话线的畅通。 5.2来宾接待 5.2.1遇来宾询问，首先请对方说明所访人员姓名或单位，如被询时正值接线中，须请来宾稍等片刻，以示礼貌。 5.2.2通知被访人员或单位，并引来访者至会客区等待。若来宾找总经理，须请来宾出示名片，总机可持名片至总经理处，询问是否接洽，否则，可婉请客人改天相约再来拜访。 5.2.3如被访人员电话占线，先请来访人员至会客区稍等，待会儿再为通知。 5.2.4如来访者欲吸烟，须及时制止，并指引吸烟区。 5.2.5 对来访宾客有任何问题应尽量予以全力协助解决。 5.2.6 来访宾客一律先于警卫室等待会客，严禁随便进入办公区、厂区或车间内。 5.2.7 请来宾勿大声喧哗。 5.3邮件收发 5.3.1整理收到或外寄的邮件。 5.3.2 接收邮件：凡特快、包裹、快件皆需登录『邮件接收登记表』（注明寄件单位、寄件人、接收日期、收件部门或人），再通知收件人（或部门代收件人）尽快签领。 5.3.3 外来普通邮件接收后，直接转交收件人。 5.3.4 外寄邮件：凡公司外寄之特快、包裹、快件皆须登录『邮件外寄登记表』（注明寄件人或部门、寄件日期、收件人、收件单位），再联系快递公司或邮递员寄出，并保留相应的回单或存根，寄件人有特殊交待事项的，一并转达。 5.3.5 外寄普通邮件收到后，直接转交邮递员寄出。 6.注意事项 6.1 随时保持总台、会客桌椅的整齐、清洁，私人物品严禁放置于总台上。 6.2 仪容、仪表须得体，不可在总台上照镜子、梳妆打扮或其它不得体的举动。 6.3 上班时间（含休息时间）总台上应尽量有人，不可随意离开。 6.4 总台区内禁止不相干人进入（除指定代理人员外）。 6.5 严禁打私人电话。 7.相关文件 7.1使用表单 7.1.1『邮件接收登记表』 7.1.2『邮件外寄登记表』 8.附件：无