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文件资料管理政策与流程 目 录 第一章 目的与管理权责 第二章 公文种类 第三章 对外发文行书规范 第四章 收文办理流程 第五章 发文办理流程 第一章 目的与管理权责 1．为使公司的公文处理建立科学、合理、规范的程序，使公文处理准确、及时、提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。 2．各部门应指定专人分管公文处理工作。 3．管理权责划分 （a）各职能部门：负责本部门普通文件的起草、制作、发送、收集、整理业务范畴相关资料等； （b）各部门经理：第一审核人； （c）行政部：负责对以公司名义的对外行文的格式复审。 （d）总经理及特别受权人：复审、批准文件。 第二章 公文种类 1．公司的通用公文种类：请示、报告、决定、决议、批复、通告、通知、通报、函、会议纪要。 2．公司的专用公文：备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种广告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。 第三章 对外发文行书规范 1．普通文书、对外发文的格式 （a）对外的普通文书、发文及关于信息交流的公告、函等使用公司统一的规定标志，档案编号参见《档案资料管理制度》之编码系统。 （b）对内和对上报集团总公司的文书使用统一的报告格式。 （c）公司各部门发文代号，参见《档案资料管理制度》之编码系统。 　　　　　　 第四章 收文办理流程 内容 相关说明 责任人 1.1 行政部负责接收所有来文，包括接收信函、传真等。 1.2在“收发文登记薄”上登记收文，并注明收文日期。 1.3 检查收文是否完整。 2.1批文：政府及职能部门的批文、复函，复印件承办部门留存，原件交行政部存档。 2.2办文：工作性质的文件、简报、信息资料交承办部门或行政部以电邮形式告之所有同事存档详情，以备查阅。 2.3阅文：公益性质的文件、简报、信函、资料等，进行相关人员传阅，并签字，各部门传阅文件亦同。 （如： 存档人/传阅人/ ）。 行政部 行政部 各部门 行政部 各部门 责任人 3.1批文：原件交行政部存档。进行分类组卷归档。 3.2 复印件交各部门阅存。 3.3办文：行政部直接分发给各部门，各部门责任人登记后进入部门文件流转程序。对收文进行分类组卷，公益性传阅文件由行政部存档。 第五章 发文办理流程 内容 说明 责任人 根据行文目的和内容，选拟文件类型，起草文件。 -------------------------- 2．1所在部门经理对行文内容进行审查。 2.2到行政部填写《发文登记表》作发文登记，提取发文号。 3.1各部门核对打印文件内容。3.2根据会签完成情况签发。 4．1行政部根据签批意见用印并影印存档。 4．2相关责任部门作电子文件和纸张文件的存档。 5．1公司对内发文由各部门分发；对外发文由相关责任部门发送。在“收发文登记薄”上登记。 1根据《公司档案管理办法》分类、组卷、归档。 各部门 -------- 部门经理 公司领导层、 部门经理 印章保管人 各部门 责任人 各部门 行政部 3．3 传阅后自行处理 3．2 复印件各部门阅存 3．1 原件行政部存档 2．分办 1．收文登记 1．草拟文件 6．归档 5. 发文登记并分发发 4．用印 3．签发 2．审核