通达OA流程使用说明.docVIP

通达OA流程使用说明 OA的英文释译为：office anywhere，通俗的翻译就是任何场所都能办公的系统。OA系统与我们平时使用的QQ是一样的性质，只要有网络即可办公。 为了更好让大家了解OA，让OA能更好的服务于我们，使OA能够普及化，特编制了本说明书，本说明书只是针对我们公司相关流程使用情况而编制，若有不尽之处，请各位同事指正！ OA分为十二个大的模块，分别为：个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、CRM2010、项目管理、交流园地、公文管理、附件管理、系统管理。各个模块内容里有不同的工作流程，员工们可根据自己要交办的工作使用不同的工作流程。 一、工作流 1、电子邮件 电子邮件在OA系统中具有内部进行邮件交流的功能，下图显示的是邮件发送、编写、查看方式 当邮件发送出去后，在“已发送”中可以看到该邮件的发送状态，包括对方未阅读“”、对方已阅读“”和对方已删除“”三种状态。其中，对于收件人没有查看的邮件，发件人还可以编辑修改或删除。 所有邮件都可以导出“.eml”和excel格式备份，对于对方已经删除的邮件无法再实现编辑。点击“再次发送”，则进入邮件编辑状态，并可以重新发送。 收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息（附件信息必须要在邮件查阅完毕后才能显示出来），状态显示了新邮件和已读两种状态，重要程度则是发件人选择，在此处可见。 邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、时间、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词，如下图所示： 2、内部短信 发送内部短信的界面如下，在“收件人”中选择添加系统的人员名，在“短信内容”中输入将要发送的短消息内容，如若需要作为预定时间发送信息，则可以修改短消息发送时间，系统将在员工指定的时间将消息发送出去。 收信人很快可以收到短信，其屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信，收信人如果已看过该短信，点击“已阅”则不再提醒，可直接在下面的输入框中回复，点击“查看详情“则可直接进入短信链接页面。 点击“组织“栏可以看到所有在线员工的列表，鼠标悬停在某个员工名字上就会出现短信和邮件，可方便的给该员工发送短信。 3、公告通知 此模块下的公告通知只有查询功能，能对自己接收到的公告通知进行查询，方便员工对自己的公告进行管理。公告通知的查询，能查询到自己权限范围内的已终止和未终止的所有公告。 此模块下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，发布公告通知的方法见“公共事务”下的“公告通知管理”。进入公告通知查看页面，可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进行查询，或直接点击链接。 收到通知时，在桌面上会弹出一个新通知的提示，点击进入公告通知查看页面。点页面中的公告标题，可看到通知内容。在左下角有“快捷操作”，可直接标记所有公告为已读状态。 公告通知查看时能看出最后编辑时间，有“公告通知管理”这个模块权限的员工，进入公告的查看后会出现“转发”按钮，点此按钮可直接进入编辑该公告，并重新选定发布范围。 对于没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new”标记。对于带附件的公告，若附件设置为允许下载，将鼠标悬浮在附件上，则可以看到“转存”选项，将文档转存至个人文件柜。如果附件为Office文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读。 4、新闻 此模块下的新闻只有查询功能，能对自己接收到的新闻进行查询，方便员工对自己的新闻进行管理。 新闻与公告比较类似，如下图为所显示的已经发布的新闻，新闻具备评论功能（评论是否可以匿名发表，由发布该新闻的人设定），点击量和个人所发表的评论都可以查阅。 5、日程安排 日程安排可以日、周和月历的形式显示在界面上，如下图周列表，将每日自7点到23点以表格列出，点击“新建”可新建日程事务和今日日志，也可双击在每日空白处，可直接新建该时间段的日程安排。 点击“新建”，进入日程安排管理界面，选择要新建的日期，可以新建该日的工作或个人事务。 有三种查看日程的方式：在页面的右上角。 在“我的任务”下点击“新建任务”，进入日程安排管理界面，选择要新建的日期，可以新建该日的工作或个人事务。 如果选择“个人”，则该事务在员工日程安排查询中就查询不到。查询员工日程安排功能在“行政办公”——“日程安排查询”。 在“我的任务”里，可建立个人工作任务，并以不同颜色标识其重要性。如图：；可设定该任务的个性状态，并设定任务优先级，任务应该是有起始时间与结束时间，任务也可以进行编辑，标注完成情况和当时时间。 员工可以制定周期性事务，并采用短信提醒，对于长期从事的相同工作，可以避免每日的重复设置，方便每个员工的使用。（如下图） 日程安排查询功能是对个人在一段时间内的日程安排的查询与统计，并可以将查询结果导出为EXCEL。